2.1 GIS سازمانی چیست؟

وقتی کسی سعی می کند GIS سازمانی را مشخص کند، دو سوال مطرح می شود. چرا بسیاری از تعاریف مختلف و در عین حال مشابه برای GIS سازمانی وجود دارد؟ کجاست ادبیات مرجع که باید به تعیین زمان انتقال GIS از رومیزی به سیستم سازمانی کمک کند؟ پاسخ هر دو سوال این است که مطالب مرجع در راه است. باید به خاطر داشته باشیم که GIS یک رشته جدید است و هنوز پایه و اساس تعاریف، پارامترها و اصول رشته را ایجاد می کند. زمان آن فرا رسیده است که کاربران و متخصصان ایده‌ها و مفاهیمی را برای توسعه بنیاد دانش GIS ارائه دهند.

2.2 چرا بسیاری از تعاریف مختلف و در عین حال مشابه برای GIS سازمانی وجود دارد؟

افراد دولتی، صنعتی و دانشگاهی در مورد تعاریف مشابه و متفاوت از GIS سازمانی تعجب کرده اند. فروشندگان نرم افزار یکی از دلایل این تعاریف رقابتی هستند. فروشندگان سعی می کنند بازار را متقاعد کنند که برنامه آنها می تواند “همه چیز را” انجام دهد! این مثال را در نظر بگیرید: شرکت آلفا یک برنامه نرم افزاری می فروشد که برای ردیابی میزان منابع (سوخت، روغن، قطعات) مصرف شده توسط بخش تجهیزات طراحی شده است. یک فروشنده با شنیدن یک کارگردان در مورد یک بسته نرم افزاری که به او امکان می دهد نحوه مصرف لوازم اداری در بخش خود را دنبال کند. فروشنده به سرعت مطالب فروش را بازنویسی می کند تا توضیح دهد که چگونه نرم افزار آلفا ردیابی منابع دفتر و تجهیزات را مدیریت می کند. پشتیبانی از دو بخش برای هزینه کم یک برنامه واحد! اما صبر کنید، بیشتر وجود دارد!

از نظر بازاریابی، کارکنان به سرعت متوجه می شوند که نرم افزار مزایایی را برای دو بخش ارائه می دهد، اینک! آنها به سرعت برنامه را به عنوان یک راه حل تدارکات سازمانی مجدداً وارد بازار می کنند و مواد جدید را به فروش می رسانند. تقریباً یک شبه، این برنامه ساده به یک راه حل “سازمانی قدرتمند” تبدیل شده است.

GIS یک ابزار فوق العاده برای پشتیبانی تقریباً هر نوع نیاز یا تجزیه و تحلیل اطلاعات است. GIS‌ها بسیار سازگار هستند و برای طیف وسیعی از شرایط کاربرد دارند. با توجه به انواع روش‌های استفاده از GIS، طبیعی است که برنامه‌های GIS به عنوان راه حل‌های سازمانی “خارج از جعبه” ظاهر شوند. فروشندگان به سرعت محصولات GIS خود را به عنوان “راه حل‌های سازمانی” برچسب گذاری کردند تا موقعیت خود را برای فروش محصولات بهتر نشان دهند. تیم‌های فروش سریع در مورد چگونگی محصول خود به راحتی GIS سازمانی خارج از قفسه نصب می کنند.

به طور طبیعی، هر بخش فروش در تلاش برای “جدا شدن از بسته” تعریف کمی متفاوت از آنچه که یک سیستم سازمانی است ارائه می دهد. همه این تعاریف توافق دارند که سیستم سازمانی از بیش از یک بخش در شهرداری یا مشاغل پشتیبانی می کند. به نظر نمی رسد که فروشندگان هرگز روش یا بینشی در مورد چگونگی ایجاد سیستم سازمانی که با برنامه نرم افزاری ادغام می شود، ارائه دهند. معماری سازمانی به درستی طراحی شده، پیاده سازی و اجرا می شود، مهمتر از نرم افزار است.

۲.۳ مورد ۱: بخش بهداشت شهرستان مدینه، شهرستان مدینه، اوهایو

بخش محیط زیست بخش بهداشت Medina County  (MCHD) به GIS برای ردیابی واکنش پشه، نگرانی‌های بهداشتی و سیستم‌های سپتیک (تصفیه فاضلاب) مشکل داشت. چندین بحث داخلی بین کارکنان، روسای بخش‌ها و کمیسر بهداشت به این نتیجه رسید که این سیستم در نهایت قابلیت هایی را برای بخش‌های پرستاری، سلامت جامعه و اداره فراهم می کند. الزامی که سیستم برای توسعه آینده فراهم می کند، بخش را کاملاً در مسیر توسعه شرکت قرار می دهد. فروشنده‌ای که قرارداد اصلی را برنده شد هرگز جلسه‌ای برای تعیین نیازها یا انتظارات بخش بهداشت و درمان برگزار نکرد. هیچ ارزشیابی برای تعیین نقاط قوت و ضعف سیستم‌های فعلی گروه انجام نشد. عجیب ترین و غیرقابل دفاع خطای فروشنده، بحث نکردن سیستم جدید با مدیران و سرپرستان بخش بهداشت بود. این فروشنده فرض شدیدی را مطرح کرد که انتظارات و اهداف آنها با بخش بهداشت یکی است.

کارکنان MCHD می خواستند با نقشه از سیستم گزارش تهیه کنند. به این ترتیب اطلاعات مربوط به سایت‌ها، بازرسی‌ها یا امکانات می تواند بایگانی شده و برای افراد ایمیل شود. هر موردی که در GIS سازمانی نمایش داده می شود به یک فایل یا گزارش‌های جداگانه پیوند داده می شود. فروشنده هرگز به این الزامات پی نبرد و بسته نرم افزاری آنها گزینه ذخیره یا چاپ در PDF نداشت. متأسفانه، راه حل پیشنهادی برای این کمبود، خرید یک نرم افزار شخص ثالث و ایجاد پلی بین این دو برنامه بود. این دو سرویس اضافی هزینه‌های اضافی را در برابر بودجه محدود MCHD ایجاد کرد.

این وضعیت برای مدیر بهداشت محیط غیرقابل قبول بود، زیرا با کارفرمای سابق نویسنده Chagrin Valley Engineering (CVE) تماس گرفت. اولین اقدام CVE بررسی همه مستندات (از جمله پیشنهاد اصلی) و خریدهای پروژه GIS سازمانی MCHD بود. این ارزیابی نمای کلی CVE از جهت و پیشرفت پروژه را در اختیار CVE قرار داد.

بررسی پروژه همچنین دو خطای مهم را آشکار کرد. اولین اشتباه فقدان ارتباط واضح بین بخش بهداشت و کارکنان اصلی مشاور بود. کارکنان مشاور اصلی هرگز به پرسنل MCHD توضیح نداده‌اند که سیستم سازمانی چیست و فرآیندهای مورد نیاز برای ایجاد یا استقرار سیستم. پرسنل MCHD تمایل به یادگیری و تصاحب مالکیت یک سیستم جدید داشتند، اما کاملا فاقد دانش نقطه شروع بودند. ظاهراً فروشنده تصور می کرد که همه، دانش اولیه‌ای از GIS، جمع آوری داده‌ها و سیستم‌های سازمانی دارند.

شرکای اصلی مهندسی Chagrin Valley به نویسنده (او هماهنگ کننده GIS آنها بود) آزادی کامل و پشتیبانی را برای راهنمایی بخش بهداشت در روند توسعه GIS سازمانی ارائه کرد. اعتماد و حمایت مالکیت CVE جزء مهمی برای موفقیت نهایی پروژه بود. مدیر محیط زیست MCHD همچنین همکاری و حمایت خود را از تلاش‌های نویسنده ارائه کرد. این پشتیبانی ترکیبی نه تنها اعتبار فوری به اعتبارنامه و توانایی نویسنده ارائه می دهد، بلکه نشان می دهد که رهبری CVE و MCHD متعهد به موفقیت پروژه هستند. در نهایت، موفقیت سیستم سازمانی ارتباط مستقیمی با میزان حمایت و تعهد مدیریت دارد.

نویسنده چندین جلسه “حقیقت یاب” با سرپرستان، کارکنان و مدیریت MCHD انجام داد. هر جلسه برای تعیین نیازها، اهداف و انتظارات درک شده هر گروه برای GIS طراحی شده بود. این جلسات باعث شد تا ناامیدی‌ها در مورد مشاوران قبلی پخش شود، در حالی که بستری فراهم شد که ایده‌ها و هیجان جدیدی را برای پروژه برانگیخت. این جلسات حقیقت یابی اثبات می کرد که ایده‌ها یا نگرانی‌های همه توسط تیم CVE مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

این جلسات منجر به یک برنامه استراتژیک برای توسعه GIS سازمانی برای MCHD شد. تیم کنترل پشه بهداشت محیط اولین گروهی است که دارای قابلیت GIS است و در صورت درخواست، بخشهای دیگری نیز اضافه می شود. یک سرپرست در مدیریت GIS آموزش داده می شود و راهنمایی می شود، در حالی که به یکی از اعضای تیم میدانی به عنوان تکنسین GIS آموزش داده می شود. این تقسیم وظایف به اعضای کارکنان MCHD اجازه می دهد تا روشهای GIS را بدون اضافه کردن مسئولیتهای خارج از مسئولیتهای حقوق و دستمزد خود بیاموزند. این طرح برای تقسیم مسئولیت‌های یادگیری GIS راه حل مناسبی برای وضعیت درون MCHD بود.

مالکیت CVE از پروژه با یک قرارداد منحصر به فرد حمایت کرد. یک قرارداد دو ساله به MCHD ارائه شد و سال اول استاندارد ساخت، پیاده سازی و ارائه یک پروژه آموزشی بود. قطعه منحصر به فرد قرارداد در سال دوم قرارداد رخ داد. تیم زمین فضایی CVE از نقش سازنده/آموزش به مربی/عیب یاب تبدیل می شود. این رویکرد منحصر به فرد برای ایجاد قرارداد سازمانی به بخش بهداشت این امکان را می دهد که GIS را بسازد و به کار گیرد و سپس از مشاغلی که خارج از محدوده مهارتهای جدید آنهاست پشتیبانی حرفه‌ای داشته باشد. قرارداد CVE با MCHD به کارکنان بخش بهداشت اطمینان داد که به تنهایی می توانند مشکلات را حل کنند، با این علم که می توانند به راحتی تماس گرفته و به سرعت پشتیبانی فنی دریافت کنند.

این قرارداد رابطه‌ای بین CVE و MCHD برقرار کرد که بیشتر در راستای مشارکت یا مربی/مربی بود تا یک پیمانکار و مشتری سنتی. این پروژه توسعه و پیاده سازی GIS را در سال اول یک قرارداد دو ساله را به انجام رساند. این شامل آموزش مدیر و تکنسین MCHD GIS برای ارائه نقشه برداری و تجزیه و تحلیل داده‌ها به تمام بخشهای بخش بهداشت است. شش ماه از سال دوم، MCHD در حال تهیه و ارائه نقشه هایی برای پروژه‌ها، شهروندان شهرستانها و کنفرانس‌ها بود. با توجه به این موفقیت، MCHD و CVE توافق کردند که از این گزینه برای سال سوم استفاده نکنند و CVE به سادگی به یک مشاور “در صورت نیاز” تماس گرفت.