نویسنده: دکتر سعید جوی زاده | مشاوره و آموزش تخصصی GIS: ۰۹۱۲۰۴۳۸۸۷۴
برون سپاری پروژه GIS برای بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌های مهندسین مشاور، شهرداری‌ها و حتی کسب‌وکارهای کوچک، راهی منطقی برای دسترسی به تخصص مکانی بدون استخدام تیم دائمی است. اما همین تصمیم اگر بدون برنامه گرفته شود، به تحویل داده‌های غیرقابل‌استفاده، وابستگی به پیمانکار و هزینه دوباره‌کاری می‌انجامد. در این راهنما بررسی می‌کنیم چه زمانی برون‌سپاری انتخاب درستی است، مجری را با چه معیارهایی باید برگزید و چه نکاتی در قرارداد و تحویل کار باید رعایت شود. برای مشاوره پیش از واگذاری پروژه با ۰۹۱۲۰۴۳۸۸۷۴ تماس بگیرید.
برون‌سپاری یا تیم داخلی؟
پیش از هر چیز باید بدانید نیاز شما به GIS مقطعی است یا دائمی. اگر سازمان شما سالی یک یا دو بار به تحلیل مکانی نیاز دارد، مانند تهیه نقشه برای یک گزارش امکان‌سنجی یا مکان‌یابی یک شعبه جدید، نگه داشتن کارشناس تمام‌وقت، خرید مجوز نرم‌افزار و سخت‌افزار مناسب توجیه اقتصادی ندارد. در مقابل، اگر داده‌های مکانی بخشی از کار روزانه شماست، مثلاً مدیریت شبکه تأسیسات، املاک یا ناوگان، وابستگی کامل به بیرون سازمان خطرناک است و باید دست‌کم یک هسته داخلی داشته باشید.
بسیاری از سازمان‌های موفق از الگوی ترکیبی استفاده می‌کنند: کارهای پایه و نگهداری روزانه داده در داخل انجام می‌شود و کارهای تخصصی، سنگین یا مقطعی مانند طراحی پایگاه داده، توسعه سامانه تحت وب، پردازش تصاویر ماهواره‌ای و تحلیل‌های پیشرفته به بیرون سپرده می‌شود. در این الگو، آموزش کارکنان داخلی بخشی از قرارداد برون‌سپاری است تا دانش در سازمان بماند.
نشانه‌هایی که می‌گوید زمان برون‌سپاری رسیده است
- پروژه مهلت کوتاهی دارد و تیم داخلی ظرفیت کافی ندارد.
- کار به تخصصی نیاز دارد که در سازمان موجود نیست.
- نیاز شما یک‌باره یا با فاصله‌های طولانی تکرار می‌شود.
- هزینه مجوز نرم‌افزار و تجهیزات برای یک پروژه مقرون‌به‌صرفه نیست.
- می‌خواهید نتیجه را فرد یا مرجعی مستقل از سازمان تهیه و تأیید کند.
چه کارهایی در GIS قابل برون‌سپاری است؟
تقریباً همه مراحل چرخه داده مکانی را می‌توان واگذار کرد، اما ماهیت و ریسک آن‌ها متفاوت است. کارهای حجمی و کم‌ریسک مانند رقومی‌سازی نقشه‌ها، زمین‌مرجع کردن، ورود اطلاعات توصیفی و تبدیل قالب داده‌ها، ساده‌ترین موارد هستند، زیرا کنترل کیفیت آن‌ها با نمونه‌گیری امکان‌پذیر است. کارهای تحلیلی مانند مکان‌یابی، پهنه‌بندی خطر، تحلیل شبکه و مدل‌سازی به تخصص بالاتری نیاز دارند و باید به مجری‌ای سپرده شوند که حوزه کاری شما را بشناسد.
دسته سوم، کارهای زیرساختی است: طراحی ژئودیتابیس سازمانی، راه‌اندازی سرور نقشه، توسعه WebGIS و داشبوردهای مدیریتی. این پروژه‌ها اثر بلندمدت دارند و تصمیم‌های فنی آن‌ها سال‌ها با سازمان می‌ماند؛ بنابراین انتخاب مجری و مستندسازی در این دسته از همه حساس‌تر است. برای آشنایی با مبانی طراحی پایگاه داده مکانی، مقاله مراحل طراحی پایگاه ژئودیتابیس را ببینید.
هفت معیار برای انتخاب مجری پروژه GIS
۱. نمونه‌کار مرتبط
از مجری بخواهید پروژه‌هایی مشابه کار شما را نشان دهد. تجربه در مکان‌یابی شهری لزوماً به معنای توانایی در مدل‌سازی هیدرولوژیک نیست. درباره نقش دقیق او در آن پروژه‌ها بپرسید و در صورت امکان با کارفرمای قبلی گفت‌وگو کنید.
۲. درک مسئله شما
مجری خوب پیش از دادن قیمت، سؤال می‌پرسد. اگر کسی بدون پرسیدن درباره هدف، داده و خروجی، بلافاصله عدد و زمان اعلام کرد، احتمالاً هنوز مسئله را نفهمیده است. کیفیت پرسش‌های مجری یکی از بهترین شاخص‌های کیفیت کار اوست.
۳. شفافیت در روش کار
مجری باید بتواند به زبان ساده توضیح دهد از چه داده‌ای، با چه روشی و با چه دقتی به نتیجه می‌رسد و محدودیت‌های کار چیست. پرهیز از پاسخ‌های مبهم و وعده‌های بدون قید و شرط نشانه حرفه‌ای بودن است.
۴. استانداردهای داده
بپرسید داده‌ها با چه ساختاری تحویل می‌شوند، نام‌گذاری لایه‌ها و فیلدها چگونه است، سیستم مختصات چیست و آیا فراداده (Metadata) تهیه می‌شود. داده‌ای که فقط خود مجری از ساختار آن سر درمی‌آورد، شما را به او وابسته نگه می‌دارد.
۵. برنامه کنترل کیفیت
مجری باید روش بازبینی داخلی خود را توضیح دهد: کنترل توپولوژی، کنترل کامل بودن جدول توصیفی، مقایسه با منابع مرجع و اعتبارسنجی نتایج تحلیل. نبود چنین برنامه‌ای یعنی کنترل کیفیت به عهده شما خواهد افتاد.
۶. پشتیبانی و انتقال دانش
پس از تحویل چه می‌شود؟ آیا مجری پاسخ‌گوی پرسش‌ها و اصلاحات است؟ آیا کارکنان شما را برای استفاده و به‌روزرسانی خروجی آموزش می‌دهد؟ این موارد را پیش از شروع روشن کنید.
۷. پایبندی به محرمانگی
داده‌های مکانی سازمان‌ها اغلب حساس‌اند؛ اطلاعات املاک، مشتریان، تأسیسات و زیرساخت‌ها نباید بدون ضابطه جابه‌جا شوند. تعهد محرمانگی و شیوه نگهداری و حذف داده‌ها پس از پایان کار باید مکتوب باشد.
نکات کلیدی در قرارداد برون‌سپاری
قرارداد خوب جلوی بیشتر اختلاف‌ها را پیش از بروز می‌گیرد. شرح خدمات باید آن‌قدر دقیق باشد که فرد سومی با خواندن آن بفهمد دقیقاً چه چیزی، با چه کیفیتی و در چه زمانی تحویل می‌شود. فهرست لایه‌های خروجی، مقیاس، سیستم مختصات، قالب فایل‌ها، دقت مکانی و توصیفی مورد انتظار و تعداد دفعات بازبینی را بنویسید.
مالکیت داده و خروجی‌ها موضوع مهم دیگری است. به‌صراحت قید کنید که همه داده‌های خام، لایه‌های تولیدشده، مدل‌ها، اسکریپت‌ها و در پروژه‌های نرم‌افزاری کد منبع، متعلق به کارفرماست و باید در پایان کار به‌طور کامل تحویل شود. در پروژه‌های سامانه‌ای، دسترسی‌های مدیریتی سرور و دامنه نیز باید به نام سازمان باشد، نه پیمانکار.
پرداخت را به تحویل خروجی‌های مشخص گره بزنید، نه به گذشت زمان. تعریف نقاط کنترلی مانند تحویل داده پایه، تحویل نتایج اولیه و تحویل نهایی به شما امکان می‌دهد در هر مرحله کیفیت را بسنجید و اگر مسیر اشتباه است، پیش از صرف کل بودجه آن را اصلاح کنید. سازوکار رسیدگی به تغییرات نیز لازم است، چون در بیشتر پروژه‌ها نیازها در میانه راه دقیق‌تر می‌شوند و باید روشن باشد کار اضافه چگونه برآورد و تأیید می‌شود.
مدیریت پروژه در حین اجرا
واگذاری کار به معنای رها کردن آن نیست. یک نفر را در سازمان به‌عنوان رابط پروژه معرفی کنید که هم به داده‌ها دسترسی دارد و هم اختیار تصمیم‌گیری. جلسات کوتاه و منظم پیشرفت، مثلاً هر دو هفته یک بار، بسیار مؤثرتر از یک جلسه طولانی در پایان کار است. در این جلسات خروجی‌های میانی را ببینید و بازخورد مکتوب بدهید.
پیشنهاد می‌کنیم پروژه‌های بزرگ را با یک فاز آزمایشی (پایلوت) آغاز کنید. برای نمونه، پیش از رقومی‌سازی نقشه‌های کل شهر، یک محله را به‌طور کامل انجام دهید و همه مراحل، از ساختار داده تا کنترل کیفیت و تحویل، را روی آن بیازمایید. اشکال‌هایی که در پایلوت پیدا می‌شوند با هزینه بسیار کمی رفع می‌شوند، در حالی که کشف همان اشکال در پایان پروژه به معنای دوباره‌کاری گسترده است.
تحویل‌گیری و کنترل کیفیت
هنگام تحویل، فقط به نقشه چاپی یا تصویر خروجی نگاه نکنید. فایل‌ها را در نرم‌افزار باز کنید و چند کنترل ساده انجام دهید. آیا لایه‌ها سیستم مختصات تعریف‌شده و درست دارند و روی نقشه پایه در جای واقعی خود قرار می‌گیرند؟ آیا جدول‌های توصیفی کامل‌اند و مقدار خالی یا تکراری بی‌دلیل ندارند؟ آیا پلیگون‌های مجاور هم‌پوشانی یا فاصله ناخواسته ندارند؟ آیا نام‌گذاری‌ها مطابق توافق است؟
برای داده‌های حجیم، نمونه‌گیری تصادفی روش کارآمدی است: درصدی از عوارض را انتخاب و با منبع مرجع یا واقعیت زمینی مقایسه کنید. اگر نرخ خطا از حد توافق‌شده بیشتر بود، کل مجموعه باید بازبینی شود. همچنین مطمئن شوید همراه داده، گزارش روش کار، فهرست منابع داده و فراداده تحویل می‌شود. استانداردهای بین‌المللی مانند مجموعه استانداردهای OGC چارچوب خوبی برای قالب و تبادل داده‌های مکانی فراهم می‌کنند.
برآورد زمان و بودجه پیش از واگذاری
یکی از دلایل شکست پروژه‌های برون‌سپاری‌شده، برآورد خوش‌بینانه زمان است. کارفرما تصور می‌کند چون کار را به متخصص سپرده، نتیجه در چند روز آماده می‌شود؛ در حالی که بخش زیادی از زمان پروژه صرف گردآوری داده، هماهنگی با سازمان‌های دیگر و رفت‌وبرگشت بازبینی‌ها می‌شود. در برنامه زمانی خود برای این مراحل نیز زمان در نظر بگیرید و مهلت پاسخ‌گویی طرف کارفرما به هر تحویل میانی را هم مشخص کنید، زیرا تأخیر در بازخورد به همان اندازه تأخیر مجری، پروژه را عقب می‌اندازد.
برای بودجه نیز بهتر است پیش از استعلام، سقف و اولویت‌های خود را بدانید. اگر بودجه محدود است، با مجری درباره نسخه کم‌حجم‌تر پروژه گفت‌وگو کنید: محدوده کوچک‌تر، تعداد معیارهای کمتر یا خروجی ساده‌تر. اغلب می‌توان با بخشی از هزینه کامل، به پاسخی رسید که برای تصمیم‌گیری اولیه کافی است و سپس در صورت نیاز کار را در فاز بعد کامل کرد. درصدی از بودجه را هم برای تغییرات پیش‌بینی‌نشده کنار بگذارید؛ تقریباً هیچ پروژه‌ای دقیقاً مطابق برنامه نخست پیش نمی‌رود.
در نهایت، سندی کوتاه با عنوان «درس‌آموخته‌ها» پس از پایان هر پروژه تهیه کنید. بنویسید چه چیزی خوب پیش رفت، کجا تأخیر رخ داد و شرح خدمات کدام بخش مبهم بود. این سند ساده، کیفیت واگذاری‌های بعدی سازمان شما را به شکل محسوسی بالا می‌برد و به‌تدریج به یک دستورالعمل داخلی برای برون‌سپاری کارهای مکانی تبدیل می‌شود. همچنین نسخه‌ای از همه داده‌های تحویلی را در دو محل جداگانه بایگانی کنید تا با جابه‌جایی کارکنان یا خرابی یک سیستم، حاصل پروژه از دست نرود.
اشتباهات رایج در برون‌سپاری
- انتخاب مجری فقط بر اساس پایین‌ترین قیمت.
- شروع کار بدون شرح خدمات مکتوب.
- تحویل ندادن به‌موقع داده‌ها و اطلاعات از سوی کارفرما.
- نداشتن رابط فنی و بازخورد دیرهنگام.
- تحویل گرفتن خروجی بدون آزمون در نرم‌افزار.
- بی‌توجهی به مالکیت داده و کد منبع.
- پیش‌بینی نکردن آموزش و نگهداری پس از تحویل.
نقش مشاور مستقل در برون‌سپاری
در پروژه‌های بزرگ یا زمانی که سازمان کارشناس GIS ندارد، حضور یک مشاور مستقل در کنار کارفرما ارزش زیادی دارد. مشاور در نوشتن شرح خدمات، ارزیابی فنی پیشنهادها، نظارت بر اجرا و تحویل‌گیری کمک می‌کند و مانع می‌شود تصمیم‌های فنی تنها از نگاه پیمانکار گرفته شود. هزینه این نظارت در مقایسه با هزینه یک پروژه ناموفق ناچیز است. نمونه‌ای از تعریف مرحله‌به‌مرحله یک پروژه را در مقاله مکان‌یابی دفن پسماند با GIS ببینید.
برون‌سپاری آموزش‌محور
الگویی که در سال‌های اخیر نتیجه خوبی داده، ترکیب واگذاری کار با انتقال مهارت است. در این الگو، مجری پروژه را در کنار یک یا دو کارشناس سازمان انجام می‌دهد؛ آن‌ها در جلسات کاری حضور دارند، بخشی از کار را زیر نظر مجری خودشان پیش می‌برند و در پایان می‌توانند همان فرایند را تکرار کنند. هزینه این شیوه اندکی بیشتر و زمان آن کمی طولانی‌تر است، اما سازمان را برای دفعات بعد توانمند می‌کند و وابستگی بلندمدت را از میان می‌برد. اگر این الگو را برمی‌گزینید، آن را در شرح خدمات بنویسید: تعداد جلسات آموزشی، سرفصل‌ها، تحویل فایل‌های تمرین و مستندات گام‌به‌گام فرایند. همچنین کارشناسانی را معرفی کنید که واقعاً فرصت و انگیزه یادگیری دارند و قرار است در سازمان بمانند. بدون این دو شرط، آموزش به تشریفات تبدیل می‌شود و هدف اصلی به دست نمی‌آید. سنجش ساده‌ای در پایان، مانند تکرار مستقل یک بخش از کار، نشان می‌دهد انتقال دانش واقعاً رخ داده است یا نه.
پرسش‌های متداول
آیا برون‌سپاری به افراد آزادکار مطمئن است؟
برای کارهای کوچک و مشخص می‌تواند مناسب باشد، به شرط آنکه نمونه‌کار ببینید، شرح خدمات مکتوب داشته باشید و پرداخت را مرحله‌ای انجام دهید. برای پروژه‌های بزرگ و حساس، توان پشتیبانی و تعهد حقوقی مجری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
داده‌ها را چگونه در اختیار مجری بگذاریم؟
فقط داده‌های لازم برای همان کار را تحویل دهید، فهرست آن‌ها را ثبت کنید و تعهد محرمانگی بگیرید. در صورت حساس بودن داده‌ها، می‌توان کار را در محل سازمان انجام داد.
اگر خروجی مطابق انتظار نبود چه کنیم؟
ملاک، شرح خدمات قرارداد است. به همین دلیل معیارهای پذیرش باید از ابتدا قابل اندازه‌گیری نوشته شوند تا بتوان بر اساس آن‌ها اصلاح کار را درخواست کرد.
جمع‌بندی
برون‌سپاری پروژه GIS زمانی موفق است که نیاز خود را دقیق بشناسید، مجری را با معیارهای فنی انتخاب کنید، قرارداد شفاف ببندید و در حین کار و هنگام تحویل، کیفیت را کنترل کنید. با این رویکرد، هم از تخصص بیرونی بهره می‌برید و هم مالکیت و دانش داده در سازمان شما می‌ماند. برای مشاوره GIS، بررسی شرح خدمات یا واگذاری پروژه، با شماره ۰۹۱۲۰۴۳۸۸۷۴ تماس بگیرید.
مطالب مرتبط در GISLand
- دوره آموزش کاربردی ArcGIS Pro
- آموزش کاربردی QGIS؛ راهنمای گام‌به‌گام
- GeoAI چیست؟ پیوند هوش مصنوعی و داده‌های مکانی
- نقشه راه یادگیری GIS و RS
- آموزش تبدیل اکسل به نقشه در GIS
- آموزش GIS در ۳۰ روز؛ برنامه روزانه از صفر
- آموزش ModelBuilder در ArcGIS Pro
درباره نویسنده
این مقاله را دکتر سعید جوی زاده، مدرس و مشاور سیستم اطلاعات جغرافیایی در www.gisland.org نوشته است. برای دریافت مشاوره GIS، ثبت‌نام در دوره‌های آموزش GIS یا سفارش پروژه، همین حالا با شماره ۰۹۱۲۰۴۳۸۸۷۴ تماس بگیرید.
بدون دیدگاه