آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون (EPA) طبق قانون موظف است مجوز ارزیابی اثرات زیست محیطی را صادر کند. در حال حاضر آژانس با صدور مجوزهای زیست محیطی به صورت دستی به این امر دست می یابد که همواره با مشکلات زیادی در زمینه پاسخگویی و شفافیت مدیریت مجوزهای زیست محیطی و اسناد ارزیابی مواجه بوده است. اطلاعات و اسناد مشتری معمولاً هنگام حمل پرونده ها از یک نقطه به نقطه دیگر یا از یک کارمند به کارمند دیگر با هم مخلوط می شوند. داده های مشتری به گونه ای ذخیره می شوند که بازیابی به موقع اطلاعات مفید را برای مدیریت دشوار می کند. این مقاله به بررسی این چالش‌های پیش روی سیستم دستی صدور مجوزهای زیست‌محیطی می‌پردازد و راه‌حل‌هایی را برای چالش‌های فعلی با ادغام یک سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) برای توسعه یک سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS) استنباط می‌کند که یک پایگاه داده مخزن اطلاعات مبتنی بر وب ایجاد می‌کند. با نرم افزارهای منبع باز (جاوا، PHP، MySQL، QGIS) که درآمدها را به صورت آنلاین منتشر می کرد و داده ها را در اختیار ذینفعان و/یا عموم قرار می داد تا چرخه پاسخگویی و شفافیت کامل شود. اطلاعات به صورت قابل فهم و کاربرپسند ارائه و دانلود می شود که به نوبه خود نظارت و گزارش دهی را بهبود می بخشد و اثربخشی و مسئولیت پذیری مدیریت مجوزهای زیست محیطی و اسناد ارزیابی را افزایش می دهد. یافته ها این چالش های پیش روی سیستم دستی، رفت و برگشت بین EPA و مشتری در فرآیند EIA، مشکل در جستجوی رکورد مشتری، مخلوط کردن اطلاعات و اسناد مشتری با حمل فایل ها از یک نقطه به نقطه دیگر را نشان می دهد. و ذخیره سازی داده ها در سرویس گیرنده به گونه ای که بازیابی به موقع اطلاعات مفید را برای مدیریت دشوار می کند و در صورت از بین رفتن داده ها یا اطلاعات، پشتیبان گیری نمی شود. مشکلاتی که در ماهیت زمان‌بر بازیابی دستی فایل‌ها و تهیه گزارش‌های سریع و دقیق به وجود می‌آیند، انجام آن را به یک کار دشوار تبدیل می‌کند، زیرا بازیابی یا جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات از فایل‌های مختلف دشوار است. بر اساس این یافته ها، این مقاله راه حل ممکن برای مشکلات فوق را ارائه می دهد.

کلید واژه ها

سیستم اداری کاداستر محیط زیست , پروانه زیست محیطی , GIS , ارزیابی اثرات زیست محیطی , سازمان حفاظت محیط زیست

1. مقدمه

قانون EPA که به عنوان یک سند قانونی در سپتامبر 2008 امضا شد و در ژوئیه 2010 اصلاح شد و آژانس تأسیس شد [ 1 ] [ 2 ] . پس از تصویب این قانون، گزارش ارزیابی اثرات زیست محیطی (EIA) برای انواع خاصی از فعالیت های پروژه درخواست می شود [ 1 ]. یک پروژه بالقوه، که برای انجام مطالعات EIA درخواست شده است، موظف است عملیات خود را با صدور مجوز EIA، پس از تایید گزارش EIA ارائه شده آغاز کند [ 1 ]] . در حال حاضر آژانس با صدور مجوزهای زیست محیطی به صورت دستی به این امر دست می یابد که همواره با مشکلات زیادی در زمینه پاسخگویی و شفافیت مدیریت مجوزهای زیست محیطی و اسناد ارزیابی مواجه بوده است. اطلاعات و اسناد مشتری معمولاً هنگام حمل پرونده ها از یک نقطه به نقطه دیگر یا از یک کارمند به کارمند دیگر با هم مخلوط می شوند. داده های مشتری به گونه ای ذخیره می شوند که بازیابی به موقع اطلاعات مفید را برای مدیریت دشوار می کند.

این مقاله به بررسی این چالش‌های پیش روی سیستم دستی صدور مجوزهای زیست‌محیطی می‌پردازد و راه‌حل‌هایی را برای چالش‌های فعلی با ادغام یک سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) برای توسعه یک سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS) استنباط می‌کند که یک پایگاه داده مخزن اطلاعات مبتنی بر وب ایجاد می‌کند. با نرم افزارهای منبع باز (جاوا، PHP، MySQL، QGIS) که درآمدها را به صورت آنلاین منتشر می کرد و داده ها را در اختیار ذینفعان و/یا عموم قرار می داد تا چرخه پاسخگویی و شفافیت کامل شود. سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) توانایی بهبود جمع آوری، دستکاری ذخیره سازی، تبدیل و پردازش داده ها و اطلاعات را دارد.

ECAS یک سیستم مبتنی بر وب است که به آژانس اجازه می دهد تا مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی (EIA) را به طور یکپارچه مدیریت کند. اطلاعات به صورت قابل فهم و کاربرپسند ارائه و دانلود می شود که به نوبه خود نظارت و گزارش دهی را بهبود می بخشد و اثربخشی و مسئولیت پذیری مدیریت مجوزهای زیست محیطی و اسناد ارزیابی را افزایش می دهد.

این امکان ذخیره سازی آنلاین استاندارد، بازیابی و به روز رسانی را فراهم می کند که استفاده از کار کاغذی بسیار کمتری را امکان پذیر می کند. اطلاعات را می توان به راحتی و بدون جستجوی اینجا و آنجا در فایل ها بازیابی کرد. ECAS ابزار مدرنی است که برای مدیریت مجوزها در بخش محیط زیست ضروری است. این سیستم آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون را قادر می‌سازد تا سیستم اداری مؤثرتری را برای مدیریت چرخه عمر کامل مجوزهای زیست‌محیطی و درآمدهای حاصل از هزینه‌ها و پرداخت‌ها داشته باشد و به طور مؤثر از آن استفاده کند. این امر وضعیت بهتر مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی را برای عموم فراهم می کند.

ECAS اثربخشی و مسئولیت پذیری مدیریت مجوزهای زیست محیطی و اسناد ارزیابی را در یک فرآیند سیستماتیک برای همه عملیات زیست محیطی افزایش می دهد. این فرآیند سیستماتیک توانایی دولت را برای جذب درآمدها بهبود می‌بخشد، قابلیت‌های حسابرسی دولت را افزایش می‌دهد و اعتماد سرمایه‌گذاران به اقتدار دولت را افزایش می‌دهد. بر اساس چرخه عمر مجوز EIA ( شکل 1 )، ECAS چرخه حیات کامل مجوزهای زیست محیطی از جمله تمام مراحل مطالعات ارزیابی اثرات زیست محیطی را نشان می دهد.

2. بیان مسئله

بیمه مجوز EIA با مشکلات زیادی مواجه است که به صورت دستی و بسته به کاغذ برای جمع آوری کلیه گزارشات است. بنابراین، نیاز به معرفی یک راه حل سیستم مدیریت مبتنی بر فناوری اطلاعات، مبتنی بر قوانین و مقررات موجود بود. این سیستم داده ها را در اختیار ذینفعان و/یا عموم قرار می دهد که زمان پردازش مجوز را کاهش می دهد. برخی از مشکلاتی که سیستم فعلی با آن مواجه است به شرح زیر است:

1) فرآیند مجوز EIA دارای اسناد سنگین است و برای هر کسی که بتواند پرونده های مشتری را بررسی کند باید به پرونده های فیزیکی موجود در مدیریت نگاه کند.

2) اطلاعات مشتری معمولاً هنگام حمل پرونده ها از یک نقطه به نقطه دیگر یا از یک کارمند به کارمند دیگر مخلوط می شود.

3) داده های مربوط به مشتری به گونه ای ذخیره می شود که بازیابی به موقع اطلاعات مفید را برای مدیریت دشوار می کند.

4) آژانس پشتیبان گیری از داده ها و سوابق اسناد در مورد بلایای طبیعی به عنوان مثال آتش سوزی ندارد.

5) از دست رفتن اکثر سوابق مشتری.

6) مشکلاتی در زمان بر بودن بازیابی دستی فایل ها به دلایل مختلف از سیستم سوابق موجود وجود داشت.

7) کلیه فرآیندهای مجوز به صورت دستی صادر می شود.

این مقاله به بررسی این چالش‌های پیش روی سیستم دستی می‌پردازد و راه‌حل‌هایی را برای آن چالش‌ها استنباط می‌کند.

3. هدف و اهداف سیستم

هدف: ادغام GIS در توسعه یک سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS) که اثربخشی و پاسخگویی مدیریت مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی و اسناد ارزیابی را فراهم می کند. اهداف این مطالعه عبارتند از:

1) ایجاد یک سیستم پایگاه داده که اجازه می دهد تمام مراحل فرآیند مجوزهای EIA مدیریت شود.

2) ادغام GIS برای توسعه یک پایگاه وب سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS) برای مدیریت موثر چرخه عمر مجوز ارزیابی اثرات زیست محیطی.

سیستم پیشنهادی یک سیستم اداری ارائه می دهد که هر نوع داده و اطلاعات مجوز ارزیابی اثرات زیست محیطی را مدیریت می کند. چرخه حیات کامل مجوزهای زیست محیطی شامل تمام مراحل نظارت، مجوزها و پرداخت‌ها را به تصویر می‌کشد و به شرکت‌های EIA کمک می‌کند تا گزارش کامل و کارآمد ESHIA را در زمان بسیار کوتاهی تهیه کنند.

4. روش تحقیق

روش تحقیق مبتنی بر بررسی فرآیند، کار میدانی و ارزیابی فنی است. ارزیابی سیستم موجود انجام شده است، همچنین مطالعات نیازمندی کاربر برای مشخص شدن خلأهای موجود در سیستم موجود و ارائه راهکارها در سیستم جدید انجام شده است. نتایج برای طراحی ECAS مورد استفاده قرار گرفت و خروجی ها تولید شد.

5. مشکل سیستم موجود

بررسی فرآیند چندین چالش پیش روی سیستم دستی فعلی مجوزهای EIA را نشان داد. این موارد در زیر ذکر شده است؛

1) فرآیند مجوز EIA فعلی دارای رفت و آمدهای زیادی بین EPA و مشتری است.

2) فرآیند مجوز EIA دارای اسناد سنگین است و برای هر کسی که بتواند پرونده های مشتری را بررسی کند باید به پرونده های فیزیکی موجود در مدیریت نگاه کند.

3) مواردی وجود داشته است که مشتریان دارای مجوز هستند، اما تعیین اینکه آیا اسناد و مدارک مناسب ارائه شده است یا خیر مشکل است.

4) بخش انطباق در تشخیص اینکه کدام شرکت ها مجوزهای منقضی شده دارند و کدام شرکت ها هنوز گزارش های مورد نیاز را ارائه نکرده اند، مشکل دارد.

5) در حال حاضر مجوزها و گزارش های EIA از طریق یک الگوی اکسل ردیابی می شوند که گاهی اوقات به خوبی به روز نمی شود.

6) عدم وجود اسناد EIA و ذخیره سازی اطلاعات، اسناد تولید شده توسط گزارش های مختلف EIA برای ذخیره در مکان های مناسب به زمان و تلاش نیاز دارد.

7) صدور مجوز EIA به موقع، این امر به دلیل دشواری جمع آوری اطلاعات از پرونده ها و رجیسترهای مختلف، کار دشواری می شود.

6. توسعه سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS)

ECAS یک سیستم پشتیبانی تصمیم مبتنی بر GIS است که به طور جامع چرخه عمر کامل مجوز ارزیابی اثرات زیست‌محیطی را شامل تمام مراحل نظارت، مجوز و پرداخت‌ها و مدیریت یکپارچه مجوز ارزیابی اثرات زیست‌محیطی را به تصویر می‌کشد. فرآیند یکپارچه سازی پایگاه داده مکانی GIS با استفاده از مفهوم پایگاه داده رابطه ای انجام شد. نرم افزارهای اصلی مورد استفاده در این مطالعه جاوا، PHP، MySQL، QGIS هستند که نرم افزارهای متن باز هستند. هدف این سیستم یکپارچه سازی GIS در توسعه یک سیستم اداری کاداستر زیست محیطی (ECAS) است که اثربخشی و پاسخگویی مدیریت مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی و اسناد ارزیابی را فراهم می کند. EPA سیستم مدیریت کاداستر زیست محیطی (ECAS) را پیاده سازی خواهد کرد. کمک به پردازش مجوزها ECAS به عنوان یک ابزار مدرن لازم برای مدیریت مجوزها و مجوزها در بخش محیط زیست دیده می شود. این سیستم آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون را قادر می‌سازد تا سیستم اداری مؤثرتری را برای مدیریت چرخه عمر کامل مجوزهای زیست‌محیطی و درآمدهای حاصل از هزینه‌ها و پرداخت‌ها داشته باشد و به طور مؤثر از آن استفاده کند. این امر وضعیت بهتر مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی را برای عموم فراهم می کند. ECAS برای پیروی از چرخه عمر معمول مجوز EIA طراحی شده است. این امر وضعیت بهتر مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی را برای عموم فراهم می کند. ECAS برای پیروی از چرخه عمر معمول مجوز EIA طراحی شده است. این امر وضعیت بهتر مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی را برای عموم فراهم می کند. ECAS برای پیروی از چرخه عمر معمول مجوز EIA طراحی شده است.

همانطور که در شکل 2 نشان داده شده است، ECAS با استفاده از مراحل زیر توسعه یافته است. ارزیابی فنی و بررسی سیستم موجود، تعریف اجزای ECAS، توسعه پایگاه داده اجزای سیستم، یکپارچه سازی پایگاه داده سیستم. در بخش های بعدی هر مرحله به تفصیل توضیح داده خواهد شد.

6.1. مفروضات سیستم ECAS

برای بیمه مجوز EIA، ECAS بر دو فرض استوار است، اولین فرض این است که تمام مطالعات EIA، مؤلفه‌ها و فعالیت‌های تجویزی طبقه‌بندی شده است، سیستم فرض می‌کند که همه این دسته‌ها مختص بخش هستند و هزینه مجوز EIA بر اساس این بخش‌ها محاسبه می‌شود. فرض دوم این است که کلیه اسناد، گزارش ها و فرآیندهایی که منجر به بیمه مجوز EIA می شوند در سیستم مبتنی بر وب بارگذاری می شوند. ECAS چرخه حیات کامل مجوزهای زیست محیطی از جمله تمام مراحل نظارت، مجوزها و پرداخت ها را که شامل 9 ماژول است، در بر می گیرد. شکل 3همه این مفروضات و آمادگی های پیش از توسعه سیستم را نشان می دهد. این سیستم انواع مختلفی از داده ها را در رابطه با مجوزها و تخصیص زمین برای پروژه های مختلف جمع آوری می کند که در یک نگاه تصویری جامع از ردپای زیست محیطی پروژه های مختلف در سراسر کشور ارائه می دهد.

6.2. جزء سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS)

ECAS عمدتاً شامل یک سیستم مدیریت پایگاه داده محیطی، یک سیستم مدیریت پایگاه داده فضایی کاداستر GIS، یک سیستم مدیریت پایگاه داده اداری و یک سیستم مدیریت پایگاه داده اداری مبتنی بر وب است که کل چرخه حیات سیستم مجوز EIA را در بر می گیرد. جزئیات این سیستم ها در بخش های بعدی توضیح داده شده است.

1) سیستم مدیریت پایگاه داده محیطی: عملکرد سیستم مدیریت پایگاه داده محیطی مدیریت تمام اطلاعات و داده های محیطی چرخه عمر مجوز EIA است. این سیستم فرض می کند که تمام مطالعات EIA، جزء و فعالیت های تجویزی تهیه شده است که شامل نامه های درخواست، غربالگری و فرم درخواست، گواهی های ثبت کسب و کار، رسید پرداخت هزینه درخواست، طرح تجاری است. این سیستم به دو مرحله تقسیم می شود، یعنی مرحله توسعه سیستم، شکل 4 ، در اینجا عملکرد سیستم برای پردازش، ذخیره و مدیریت تمام اطلاعات برنامه و داده های مربوط به همه برنامه های مجوز EIA، دوم مرحله عملیات سیستم ( شکل 5) است.) در اینجا سیستم با استفاده از سیستم مدیریت پایگاه داده محیطی عملکردهای مختلفی را در اختیار کاربران قرار می دهد.

وظیفه اصلی تهیه گزارش های مجوز EIA طی چند مرحله است.

این سیستم به کاربر اجازه می دهد اطلاعات مربوط به فرآیند مجوز EIA را ذخیره کند و به کاربر اجازه می دهد موارد زیر را انجام دهد [ 3 ].

الف) ثبت: کاربر پروژه را در سیستم ثبت می‌کند و فرم غربالگری و رسید پرداخت را بارگذاری می‌کند، این کار از طریق وارد کردن اطلاعات فرم‌ها و صفحه‌هایی با استفاده از رابط پایگاه وب ECAS انجام می‌شود که امکاناتی را برای افزودن، ویرایش، حذف، بازیابی، فراهم می‌کند. بررسی، آپلود و ذخیره داده ها و موارد اطلاعاتی.

ب) غربالگری و حقیقت‌یابی زمینی: EPA فرم‌های موجود در سیستم را برای تعیین اینکه آیا EIA مورد نیاز است یا خیر، و سطح جزئیات مورد نیاز و تمرین Truthing زمینی انجام شده را غربال می‌کند. پس از تکمیل تمرین Ground Truthing، افسر GIS مختصات را وارد سیستم می کند و اعتبارسنجی را برای بررسی مختصات GIS که توسط مشتری صادر شده است انجام می دهد. این سیستم قابلیت تهیه گزارش و تحلیل برای تشریح وضعیت فرآیند مجوز را دارد.

ج) محدوده: متقاضی یک گزارش محدوده ارائه می کند که محدوده EIA، مسائلی که باید به آنها رسیدگی شود و پیش نویس شرایط مرجع را مشخص می کند. گزارش محدوده بررسی شده توسط افسر محیط زیست، و آپلود در سیستم مبتنی بر وب و تحت فشار برای تایید توسط رئیس اجرایی EPA.

د) مطالعات ESHIA: پس از تایید گزارش محدوده، متقاضی اطلاع رسانی می کند و با ذینفعان درگیر می شود و سپس مطالعات تاثیر را انجام می دهد.

ه) بررسی گزارش ESHIA: متقاضی مطالعه و بارگذاری کاربر را ارسال می کند و گزارش تایید نهایی را بررسی می کند سپس متقاضی هزینه های افشای عمومی را پرداخت می کند. فاکتور توسط بخش مالی از طریق سیستم صادر می شود و معمولاً هزینه آن به حساب بانکی مشخص شده واریز می شود و سپس رسیدی توسط اداره مالی سازمان حفاظت محیط زیست از طریق سیستم صادر می شود.

2) سیستم مدیریت پایگاه داده فضایی کاداستر GIS: این سیستم انواع مختلف داده ها را در رابطه با مجوزها و تخصیص زمین برای پروژه های مختلف گردآوری می کند که در یک نگاه تصویری جامع از ردپای زیست محیطی پروژه های مختلف در سراسر کشور به دست می دهد. شکل 6 استقرار مدیریت پایگاه داده فضایی کاداستر GIS را نشان می دهد.

ایجاد پایگاه داده شامل یک سری فرآیندها مانند ورودی داده ها، انتخاب داده ها، ورود داده ها می باشد. این سیستم به انواع داده ها و فرمت های مختلف مربوط می شود. در جزئیات، داده‌های ورودی بر اساس منابع داده‌ای گسترده طبقه‌بندی می‌شوند: از جمله تصاویر سنجش از راه دور، داده‌های تصویر اسکن شده، داده‌ها در اکسل و سایر فرمت‌های متنی. پایگاه داده فضایی به صورت نقاط، چند خط و چند ضلعی ذخیره می شود. اطلاعات سطح تصمیم گیری هنگام وارد کردن داده ها به سیستم تعیین می شود، سیستم با یکپارچه سازی GIS، قادر به تشخیص ناهنجاری هایی مانند همپوشانی زمین، اطلاعات یا اسناد از دست رفته و اطلاع رسانی در زمان موعد یا در دست بررسی بودن گزارش ها است.

3) سیستم پایگاه داده اداری: وظیفه سیستم مدیریت پایگاه داده اداری مدیریت کلیه مجوزهای زیست محیطی صادر شده از طریق سامانه می باشد. وظیفه اصلی آن مدیریت فرآیند تصمیم گیری و تایید و صدور مجوز از طریق مراحل زیر می باشد.

الف) تصمیم گیری: تایید و صدور مجوز

هنگامی که افسر محیط زیست از گزارش ESHIA با راهنمایی قوانین و مقررات تعیین شده توسط قانون آژانس رضایت داشت، درخواست برای تصمیم گیری و پیشرفت به مرحله تصویب و صدور به هیئت مدیره EPA ارائه می شود ( شکل 7 ). گزارش ESHIA توسط هیئت مدیره EPA تایید یا رد می شود و مجوز EIA اعطا یا اعطا نشده است. مشمول شرایط، شرایط و تمدید می باشد. هیئت مدیره می تواند به یکی از سه تصمیم برسد [ 4 ]:

i) تایید شده – مشتری می تواند ادامه دهد و پروژه را اجرا کند.

ii) رد شد – مشتری نباید پروژه را ادامه دهد.

iii) تایید شده با شرایط – مشتری باید قبل از صدور مجوز شرایط خاصی را داشته باشد اما نیازی به درخواست تایید هیئت مدیره دیگری ندارد. مجوز از روزی فعال می شود که هیئت مدیره تصویب کند.

ب) انطباق و اجرا: نظارت و ممیزی زیست محیطی فعالیت های پروژه برای اطمینان از رعایت شرایط و ضوابط مجوز EIA انجام می شود. سیستم کلیه نظارت و ممیزی کلیه مراحل در فرآیند مجوز EIA را انجام می دهد.

شکل 7 جریان کار تصمیم گیری مجوز، تایید و صدور مجوز ارزیابی اثرات زیست محیطی را نشان می دهد. ECAS چرخه حیات کامل مجوزهای زیست محیطی را شامل تمام مراحل نظارت، مجوزها و پرداخت ها می کند. ECAS پرداخت‌های مرتبط با مجوزها را ثبت می‌کند و اطمینان می‌دهد که مدیران دولتی تعیین می‌کنند که چه هزینه‌هایی باید پرداخت شود، چه زمانی و چرا، و همچنین چه رویه‌های اداری برای حفظ وضعیت قانونی و مطابقت مجوز لازم است [ 5 ]] . ECAS به طور یکپارچه مکاتبات مورد نیاز را ایجاد می کند و مجوزهای غیرمنطبق را تعلیق می کند. کل این فرآیند در داشبورد سیستم منعکس شده است که یک ابزار برنامه ریزی عملیات بصری را برای مدیران دولتی تشکیل می دهد که با آن می توانند حجم کار و بهره وری کارکنان را مدیریت کنند. ماژول گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل ECAS الگوهای گزارش‌دهی قابل تنظیمی را ارائه می‌دهد که در آن کاربران و ذینفعان می‌توانند گزارش‌های از پیش‌تشکیل‌شده یا سفارشی‌شده را برای مشاهده یا صادرات به‌عنوان داده‌های MS Excel یا گزارش‌های PDF اجرا کنند. این گزارش ها درک جامعی از فرآیند صدور مجوز و همچنین جزئیات کامل در مورد شرکت ها، مکان آنها و نوع پروژه هایی که آنها به دنبال مجوز هستند ارائه می دهد. گزارش‌ها همچنین پرداخت‌هایی را نشان می‌دهند که برای هر مجوز و به چه دلیلی پردازش شده‌اند، بنابراین دید واضحی از پرداخت‌ها در فرآیند صدور مجوز ارائه می‌دهند.

ECAS به گونه‌ای پیکربندی شده است که کاربر باید کاملاً به فرآیندها پایبند باشد و در صورت عدم ارائه هزینه‌ها، اسناد و تأییدیه‌های صحیح، نمی‌تواند به صدور مجوز ادامه دهد. بنابراین، مستندسازی فرآیندهای صدور مجوز، گامی حیاتی در جهت انطباق است.

4) سیستم مدیریت پایگاه داده کاداستر مبتنی بر وب: سیستم مدیریت پایگاه داده کاداستر مبتنی بر وب بر اساس سیستم مدیریت پایگاه داده محیطی ایجاد شده، سیستم مدیریت پایگاه داده کاداستر فضایی GIS و سیستم مدیریت پایگاه داده اداری توسعه یافته است. ترکیب همه این سیستم های پایگاه داده، چرخه حیات کامل ECAS را نشان می دهد ( شکل 8). پایگاه وب سیستم اداری کاداستر محیطی (ECAS) با استفاده از نرم افزارهای منبع باز (جاوا، PHP، MySQL، QGIS) ساخته شده است. ECAS به آژانس اجازه می دهد تا مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی (EIA) را به طور یکپارچه مدیریت کند. این یک مرکز ذخیره سازی آنلاین استاندارد، بازیابی و به روز رسانی را فراهم می کند که استفاده از کاغذ بسیار کمتر و کمک به کارکنان آژانس را امکان پذیر می کند. همه اسناد و داده ها به صورت الکترونیکی ذخیره می شوند که امکان استفاده کمتر از کاغذ را فراهم می کند و اطلاعات را می توان به راحتی و بدون جستجوی اینجا و آنجا در پرونده ها بازیابی کرد. این یک تسهیلات ذخیره سازی آنلاین استاندارد، بازیابی و به روز رسانی را فراهم می کند که استفاده از کاغذ بسیار کمتر را امکان پذیر می کند و همچنین به کارکنان آژانس کمک می کند. همه اسناد و داده ها به صورت الکترونیکی ذخیره می شوند که امکان استفاده کمتر از کاغذ را فراهم می کند و اطلاعات را می توان به راحتی و بدون جستجوی اینجا و آنجا در پرونده ها بازیابی کرد. ECAS به عنوان یک ابزار مدرن لازم برای مدیریت مجوزها و مجوزها در بخش محیط زیست دیده می شود. این سیستم آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون را قادر می‌سازد تا سیستم اداری مؤثرتری را برای مدیریت چرخه عمر کامل مجوزهای زیست‌محیطی و درآمدهای حاصل از هزینه‌ها و پرداخت‌ها داشته باشد و به طور مؤثر از آن استفاده کند. این امر وضعیت بهتر مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی را برای عموم فراهم می کند. ECAS برای پیروی از چرخه عمر معمول مجوز EIA طراحی شده است. ECAS چرخه عمر مجوز را از برنامه تا تمدید و مدیریت مجوز مدیریت خواهد کرد. هنگامی که سیستم با اطلاعات پر شد،

6.3. راه حل های ممکن برای فرآیند مجوز دستی EIA

یک راه حل جایگزین برای سیستم دستی، بهبود سیستم دستی است که راه حل هایی را برای موارد زیر ارائه می دهد.

1) روند برگشت و برگشت فرآیند مجوز EIA فعلی را می توان با راه اندازی دفتر عملیات مجوزهای ECAS که تمام اسناد مجوز را می پذیرد و پردازش می کند، کاهش داد.

2) داشتن افسران واجد شرایط بررسی اسناد EIA قبل از پذیرش آنها برای به حداقل رساندن نیاز به تماس با مشتری برای اطلاعات بیشتر، یعنی رد هر گونه گزارش ناقص قبل از ارسال.

3) سیستم ECAS با اجازه دادن به اسکن و آپلود اسناد و ایجاد فایل های قابل دسترسی مرکزی برای اسناد هر مشتری، روند بررسی فایل ها را آسان تر می کند. اسکن و بارگذاری اسناد همچنین یک آرشیو قابل اعتماد ایجاد می کند و از دست دادن / آسیب اسناد را به حداقل می رساند.

4) سیستم ECAS این قابلیت را دارد که اطمینان حاصل کند شخصی که اطلاعات را وارد می کند، قبل از رفتن به مرحله بعدی، تمام اسناد مورد نیاز را بارگذاری می کند.

5) ECAS با ارائه خلاصه‌ای از گزارش‌هایی که در شرف موعد مقرر هستند و همچنین علامت‌گذاری شرکت‌هایی که مجوزهای منقضی شده یا گزارش‌های عقب افتاده دارند، مشکل تعیین اینکه کدام شرکت‌ها مجوزهای منقضی شده‌اند و کدام‌ها هنوز گزارش‌های مورد نیاز را ارائه نکرده‌اند، حل می‌کند.

7. نتایج

ECAS به منظور مدیریت و ثبت کامل چرخه عمر مجوز ارزیابی اثرات زیست محیطی شامل تمام مراحل نظارت، مجوز و پرداخت ها ایجاد شده است. ادغام GIS در توسعه (ECAS) اثربخشی و پاسخگویی مدیریت مجوزهای ارزیابی اثرات زیست محیطی و اسناد ارزیابی را فراهم می کند. ECAS چرخه عمر مجوز را از برنامه تا تمدید و مدیریت مجوز مدیریت می کند.

شکل 9 صفحه ورود به سیستم کارکنان را با نام کاربری و رمز عبور نشان می دهد، در حالی که شکل 10 ماژول وظیفه شروع فراخوانی پیش فرض سایت “وظایف من” را نشان می دهد، نمای کلی از اقدامات لازم برای برنامه خاص، مجوزهای فعال، پرداخت ها یا گزارش ها، طبقه بندی شده را نشان می دهد. بر اساس انواع رکورد My Task Module وابسته به تنظیمات کاربر است، به این معنی که اگر کاربر وارد شده فقط اجازه پردازش اعتبار سنجی را داشته باشد و فقط وظایف تأیید اعتبار معلق در ماژول وظیفه ظاهر می شود. می‌توانید بین برنامه‌ها، مجوز فعال، پرداخت‌ها و گزارش‌ها فیلتر کنید و روی وضعیت یا نوع مجوز مورد نیاز کلیک کنید تا لیست مشخصی از سوابق را مشاهده کنید. تصویر در شکل 11 و شکل 12، نشان می دهد که چگونه افسر محیط زیست متقاضی جدید را ثبت کرده و متقاضی را به مراحل مختلف اعم از ثبت نام، اعتبار سنجی، تایید، در انتظار مجوز، که مبتنی بر سند و انطباق است، سوق می دهد. ماژول بررسی و GIS که در شکل 13 نشان داده شده است ، کاربر را قادر می سازد مختصات GPS را برای منطقه امتیاز برنامه مورد نیاز وارد کند، منطقه به طور خودکار نقشه برداری می شود و کل مساحت محاسبه شده و با یک کد کاربردی منحصر به فرد به اسناد متقاضی در پایگاه داده متصل می شود. برنامه مورد نیاز که در بخش اعتبار سنجی تأیید شده است. پس از تایید زمین، مجوز به طور کلی برای تایید ارسال می شود. در مرحله تایید، افسران محیط زیست و افسران مالی با انجام مراحل زیر درخواست را برای تایید رسمی هیئت مدیره آماده می کنند.

آپلود گزارش محدوده: هنگامی که مشتری گزارش محدوده را ارسال کرد، در سیستم آپلود می شود.

پرداخت هزینه های افشای عمومی: با استفاده از ویژگی “افزودن هزینه” در صفحه جزئیات برنامه، مسئول امور مالی پرداخت هزینه های افشای عمومی را پردازش می کند تا جلسات افشای برگزار شود.

بارگذاری گزارش های نهایی: با استفاده از ویژگی افزودن اسناد. افسر محیط زیست گزارش افشای عمومی و گزارش نهایی ESHIA را بارگذاری خواهد کرد. پس از بارگیری همه این گزارش ها، برنامه برای بررسی توسط هیئت مدیره برای تأیید آماده خواهد شد. پس از تایید هیئت مدیره، افسر تایید کننده مراحل زیر را تکمیل می کند:

1) افسر محیط زیست اکنون می تواند برنامه را در بخش تأیید پیدا کند.

2) پس از تصمیم گیری، افسر محیط زیست باید آن را در سیستم تایپ کند.

3) افسر محیط زیست این کار را ابتدا با وارد کردن پرونده مربوطه انجام می دهد.

4) اگر برنامه رد شده است، افسر محیط زیست باید با استفاده از دکمه افزودن یادداشت، یادداشتی در مورد دلیل وارد کند.

5) اگر درخواست تایید شده باشد، افسر محیط زیست باید سند تایید را اضافه کند. پس از افزودن یادداشت یا سند مربوطه، افسر محیط زیست باید با استفاده از دکمه های اقدام مناسب (تایید/رد) رد یا تایید را تایید کند.

6) اگر تایید رکورد مربوطه به مرحله معلق مجوز منتقل می شود، در صورت رد شدن به ثبت می رود.

پس از پردازش صحیح و موفقیت آمیز برنامه در مراحل فوق، سیستم اکنون برنامه را در قسمت License Pending قرار می دهد. علاوه بر این، با کلیک بر روی برگه Active Licenses، می‌توانید لیست مشخصی از مجوزها را براساس وضعیت، تاریخ انقضا کلیک کرده و مشاهده کنید (214 مجوز فعال، 59 مجوز در حال تأیید و 11 مجوز در انتظار وجود دارد. بر اساس تاریخ ( شکل 12 ) ، از تصویر شکل 13 ، 0 مجوز داریم که در این هفته منقضی می شود، 0 در 30 روز و 0 در 60 روز). شکل 14ماژول پرداخت را نشان می دهد. وقتی روی برگه پرداخت کلیک می‌کنید، می‌توانید هزینه‌ها/سفارش پرداخت (OTP) را که بر اساس تاریخ اعلان، سررسید، تاریخ انقضا و انقضای گذشته ایجاد شده‌اند، پیدا کنید. همچنین می توانید OTP را بر اساس روزهای مقرر (7، 30 و 60 روز) نظارت کنید. علاوه بر این، با کلیک بر روی برگه گزارش ها، می توانید به گزارش های مختلف ارسال شده توسط دارندگان مجوز دسترسی پیدا کنید. برگه گزارش گزارش ها را در زیر دسته بندی می کند. گزارش‌های عقب افتاده – گزارش‌هایی که هنوز ارسال نشده است، گزارش‌هایی با مسائل – گزارش‌های ارسال شده اما دارای مشکلاتی در مورد انطباق و گزارش‌های دریافت‌شده اما بررسی نشده برای بررسی ( شکل 15)). کاربر همچنین می تواند داده ها را بر اساس مجوزها یا برنامه ها فیلتر کند. اولین چیزی که کاربر هنگام ورود مشاهده می کند، رابط فضای کاری است که حاوی لیستی از همه مجوزها است. در منوی سمت چپ، می‌توانید تغییر دهید که آیا می‌خواهید مجوزها یا برنامه‌ها را مشاهده کنید و آیا می‌خواهید مجوز EIA، مجوزها/برنامه‌ها را مشاهده کنید. با کلیک بر روی برنامه ها نیز می توانید یک برنامه جدید را اضافه و پردازش کنید. شما با استفاده از ابزارهای جستجو در بالای لیست مجوزها در این سوابق پیمایش می کنید. این ابزارهای جستجو به شما این امکان را می دهند که با تایپ نام مالک، مجوز یا کد برنامه، یک مجوز(های) خاص را پیدا کنید. هنگامی که شروع به وارد کردن جزئیات می کنید، سیستم به طور خودکار لیستی با ورودی های کمتری ایجاد می کند تا زمانی که رکورد مورد نظر خود را پیدا کنید. در نهایت می توانید رکوردها را بر اساس وضعیت جستجو و دسته بندی کنید. برای انجام این،شکل 16 ).

8. مزایای سیستم جدید

1) سیستم مدیریت کاداستر محیطی (ECAS) EPA را قادر می سازد تا مجوزهای EIA را به شیوه ای سازمان یافته و سیستماتیک پردازش کند.

2) این سیستم همچنین انواع مختلفی از داده ها را در رابطه با مجوزها و تخصیص زمین برای پروژه های مختلف جمع آوری می کند که در یک نگاه تصویری جامع از ردپای زیست محیطی پروژه های مختلف در سراسر کشور ارائه می دهد.

3) ECAS به EPA این امکان را می دهد که اطلاعات مجوز را به راحتی در دسترس و دقیق داشته باشد. هنگام وارد کردن داده ها به سیستم، سیستم قادر خواهد بود ناهنجاری هایی مانند همپوشانی زمین، اطلاعات یا اسناد از دست رفته را تشخیص دهد و در صورت موعد یا در دست بررسی بودن گزارش ها، اطلاع دهد.

4) ECAS چرخه حیات کامل مجوزهای زیست محیطی از جمله تمام مراحل نظارت، مجوزها و پرداخت ها را ضبط می کند.

5) ECAS پرداخت‌های مرتبط با مجوزها را ثبت می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که مدیران دولتی می‌توانند تعیین کنند که چه هزینه‌هایی باید پرداخت شود، چه زمانی و چرا، و همچنین چه رویه‌های اداری برای حفظ وضعیت قانونی و مطابقت مجوز لازم است.

6) ECAS به طور یکپارچه مکاتبات مورد نیاز را ایجاد می کند و مجوزهای غیرمنطبق را تعلیق می کند. کل این فرآیند در داشبورد سیستم منعکس شده است که یک ابزار برنامه ریزی عملیات بصری را برای مدیران دولتی تشکیل می دهد که با آن می توانند حجم کار و بهره وری کارکنان را مدیریت کنند.

7) ماژول گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل ECAS الگوهای گزارش‌دهی قابل تنظیمی را ارائه می‌کند که در آن کاربران و ذینفعان می‌توانند گزارش‌های از پیش ساخته شده یا سفارشی‌شده را برای مشاهده یا صادرات به عنوان داده‌های MS Excel یا گزارش‌های PDF اجرا کنند. این گزارش ها درک جامعی از فرآیند صدور مجوز و همچنین جزئیات کامل در مورد شرکت ها، مکان آنها و نوع پروژه هایی که آنها به دنبال مجوز هستند ارائه می دهد. گزارش‌ها همچنین پرداخت‌هایی را نشان می‌دهند که برای هر مجوز و به چه دلیلی پردازش شده‌اند، بنابراین دید واضحی از پرداخت‌ها در فرآیند صدور مجوز ارائه می‌دهند.

9. نتیجه گیری و پیشنهاد

در نتیجه، ECAS چرخه حیات کامل مجوزهای زیست محیطی را شامل تمام مراحل نظارت، مجوزها و پرداخت ها می کند و باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برای آژانس می شود. این عملیات فرآیند مجوز EIA، مدیریت سوابق، یکپارچه سازی داده ها، یکپارچه سازی و اعتبارسنجی GIS و تجزیه و تحلیل داده ها را بهبود می بخشد و قدرت دسترسی، تجزیه و تحلیل، پردازش و دستکاری سریع و کارآمد اطلاعات EIA را می دهد. مشکلات موجود در سیستم دستی، در دسترس نبودن پشتیبان، تاخیر در یافتن اسناد و فایل ها. تأخیر در بررسی گزارشات و متناظر با متقاضیان به حداقل رسیده است. سیستم ECAS صحت، دقت و در دسترس بودن اطلاعات و داده ها را در هر زمان و به شیوه ای سریع و کارآمد تضمین می کند. بنابراین سیستم مدیریت پایگاه داده فضایی ECAS یک مزیت بزرگ برای آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون است. این پایگاه داده سیستم اداری پایگاه وب اکنون برای مدیریت کلیه فرآیندهای مجوز EIA و اسناد اداری آژانس توصیه می شود.

منابع

[ 1 ]	قانون آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون (2008).
[ 2 ]	قانون اصلاح شده آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون (2010).
[ 3 ]	مقررات مجوز ارزیابی اثرات زیست محیطی سیرالئون (2010).
[ 4 ]	فهرست بررسی EIA آژانس حفاظت از محیط زیست سیرالئون (2010).
[ 5 ]	قانون سیرالئون (2009) معادن و مواد معدنی.