آموزش فن بیان: برنامه ریزی و مدیریت 7 بحث گروهی

گروه های بحث و گفتگو به اشکال مختلفی تشکیل می شوند، از جمله:

• بحث های کمیته
• جلسات داخلی شرکت
• جلسات استراتژی مشتری
• پانل های کنفرانس صنعتی یا دانشگاهی
• جلسات طوفان فکری
• بحث های کلاسی
• باشگاه های کتابخوانی

گروه های بحث از نظر طیف وسیعی از موارد زیر نیز متفاوت هستند:

• اندازه گروه – 5، 50 یا 500؟
• طول – 20 دقیقه، 1 روز یا چند هفته؟
• محیط – اتاق نشیمن، کلاس درس، اتاق هیئت مدیره، اتاق کنفرانس، اتاق های سیاسی
• پیامدها – بحث بین دوستان در مقابل پیامدهای سیاست بین المللی

علی‌رغم این تنوع، همه بحث‌های گروهی موفق  یک ویژگی مشترک دارند: یک رهبر بحث شایسته . رهبری یک بحث یک مهارت ضروری برای یک سخنران خوب است.

در این مقاله، ما بر چگونگی برنامه ریزی یک بحث گروهی عالی تمرکز می کنیم .

 

1. اهداف روشن تعیین کنید.

فهرستی از اهداف روشن برای بحث تهیه کنید. ممکن است تکمیل جمله زیر کمک کند:

اگر __________ این بحث گروهی موفقیت آمیز خواهد بود.

چند هدف باید داشته باشید؟ بستگی دارد.

• برای یک باشگاه کتاب، یک مجموعه معقول از اهداف ممکن است [1] به اشتراک گذاشتن دیدگاه ها در مورد کتاب و [2] سرگرمی باشد.
• برای یک جلسه بحث شرکتی، اهداف شما احتمالاً با نیازها یا نتایج کسب و کار مرتبط است.

این اهداف هر کار دیگری را که انجام می‌دهید چارچوب می‌دهد، بنابراین وقت بگذارید و آنها را درست انجام دهید. عجله نکنید! اگر سهامداران رسمی دارید (مثلاً «حامی» بحث گروهی)، قبل از انجام هر کار دیگری، به دنبال تأیید اهداف باشید.

2. یک برنامه زمانی واقع بینانه تنظیم کنید.

جلسات بحث و گفتگو در اشکال و اندازه های مختلف برگزار می شود. جلسه شما ممکن است نیم ساعت یا یک هفته کامل باشد. ممکن است در یک زمینه سیاسی قرار گیرد که نیازمند گام‌های دقیق است، یا ممکن است یک رویداد غیررسمی و سرگرم‌کننده باشد. در هر صورت، یک برنامه زمان‌بندی واقع‌بینانه تنظیم کنید که – تحت رهبری شما – قابل دستیابی باشد.

برای جلسات بیش از یک یا دو ساعت:

• آن را به بلوک های قابل مدیریت تقسیم کنید و هر بلوک را به موضوعات خاصی اختصاص دهید. برنامه ریزی تا بلوک های 30، 60 یا 90 دقیقه ای معمولا برای من خوب عمل می کند.
• به یاد داشته باشید که برای وعده های غذایی و سایر استراحت ها حساب کنید. اینها بخش قابل توجهی از زمان کلی شما را مصرف می کنند. (در یک جلسه معمولی 8 ساعته، حدود دو ساعت برای ناهار و استراحت «از دست می‌رود».)

بررسی کنید که اهداف در زمان تعیین شده قابل دستیابی هستند. اگر اینطور نیست، برنامه را طولانی تر کنید یا اهداف خود را محدود کنید. شما نمی توانید مشکلات ژئوپلیتیک جهانی را در یک جلسه دو ساعته حل کنید.

3. افراد مناسب را دعوت کنید.

برای گروه های بحث شرکتی و سازمانی، فهرست شرکت کنندگان می تواند بسیار سیاسی باشد و به عوامل زیادی بستگی دارد. از نفوذ خود برای اصرار بر مشارکت افراد «درست» استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که اهداف شما می تواند توسط افراد حاضر در اتاق برآورده شود.

افراد «درست» چه کسانی هستند؟ هیچ پاسخ ساده ای وجود ندارد، اما یک قانون سرانگشتی خوب این است که مطمئن شوید همه دیدگاه ها در اتاق نمایش داده می شوند. به عنوان مثال، یک گروه شرکتی که در مورد یک برنامه جدید مزایای کارکنان بحث می کند، ممکن است به نمایندگانی از تولید، فروش، بازاریابی، حسابداری و منابع انسانی نیاز داشته باشد.

زمانی که می توانید، افرادی را انتخاب کنید که [1] تجربه زیادی دارند، [2] ارتباطات خوبی دارند و [3] تمایل به همکاری دارند.

4. قوانین مشارکت را وضع کنید.

تصمیم بگیرید که چگونه بحث برای رسیدن به بهترین اهداف انجام شود:

• شرکت کنندگان چگونه باید صحبت کنند؟
• آیا از آنها برای سخنرانی فراخوانده می شود؟
• آیا رویه های رسمی وجود دارد؟
• آیا صورتجلسه گرفته می شود؟
• آیا از رویه مجلس استفاده می شود؟
• آیا ترکیبی از ارائه و بحث وجود خواهد داشت؟

سطح رسمی را با مخاطب و مناسبت تنظیم کنید. در صورت وجود عواقب سنگین حقوقی یا مالی ممکن است رویه‌های رسمی تضمین شود. با این حال، برای بسیاری از بحث ها، فقط باید به مردم یادآوری کنید که محترمانه رفتار کنند و صادقانه شرکت کنند. قوانین غیر ضروری را بر گروه خود تحمیل نکنید – آنها فقط از شما رنجیده خواهند شد.

5. آماده ترین شرکت کننده باشید.

به عنوان رهبر، آمادگی شما باید قوی باشد. علاوه بر تدارکات و برنامه، شما باید موضوعات سطح پایین تر، سوالاتی که باید بپرسید، تصاویری و لوازم جانبی و استراتژی کلی خود را آماده کنید. به این فکر کنید که چه زمانی ممکن است به تخته وایت برد بروید، یا چه زمانی ممکن است چیزی را که از قبل آماده شده برای تحریک بحث نشان دهید. در نظر بگیرید که چه زمانی سؤالات خاصی از شرکت کنندگان خاص بپرسید، یا چه زمانی رویکرد بازتر را در پیش بگیرید.

از آنجا که این یک بحث است، شما مانند یک ارائه معمولی کنترل کامل را نخواهید داشت. اما آمادگی شما باید برای همه شرکت کنندگان آشکار باشد. آمادگی قوی یکی از راه هایی است که اعتماد و احترام گروه را به دست آورید.

6. قبل از جلسه با شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنید.

در اسرع وقت اهداف، برنامه و قوانین تعامل را با شرکت کنندگان خود به اشتراک بگذارید. این چارچوبی را برای بحث ایجاد می کند و به شرکت کنندگان کمک می کند تا آماده شوند.

برای بحث‌های رسمی (مثلاً یک بحث شرکتی یک هفته)، توصیه می‌کنم اطلاعات را حداقل یک هفته قبل ارسال کنید.

برای بحث‌های غیررسمی (مثلاً جلسه باشگاه کتاب)، کافی است جلسه را با اشتراک‌گذاری این اطلاعات آغاز کنید.

7. تدارکات را ترتیب دهید.

هر گروه بحث نیازهای متفاوتی دارد. گروه شما برای کارآمدی به چه چیزهایی نیاز دارد؟

• گروه شما کجا ملاقات خواهند کرد؟ آیا به راحتی اندازه گروه شما را در خود جای می دهد؟
• چه مبلمان اضافی نیاز دارید که از قبل وجود نداشته باشد؟
• آیا به فلیپ چارت، تخته سفید قابل حمل، کاغذ، خودکار یا نشانگر نیاز دارید؟
• آیا به پروژکتور، لپ‌تاپ، اتصال شبکه، سیم‌های داخلی نیاز دارید؟
• آیا غذا و نوشیدنی تهیه می کنید؟ برای چند نفر؟ آیا زمان بندی با برنامه شما مطابقت دارد؟

8. اتاق را برای ترویج بحث تنظیم کنید.

برای گروه های کوچک ، چیدمان دایره ای (یا مربعی) میز و صندلی ایده آل است. این به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا شما و یکدیگر را ببینند.

برای گروه‌های بزرگ ، ممکن است لازم باشد میکروفون‌هایی را در سرتاسر اتاق ترتیب دهید تا شرکت‌کنندگان بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

برای همه سایزها:

• خطوط دید واضح را هدف بگیرید (بین یکدیگر، و همچنین به تصویر کشیدن نمودارها و غیره)
• فضای کافی برای شرکت کنندگان فراهم کنید ، از جمله لپ تاپ یا فضای نوشتن.
• راحتی مهم است . این اتفاق بیفتد.

در جابجایی اثاثیه یا حتی حذف مبلمان غیر ضروری (برای ایجاد فضای بیشتر) تردید نکنید. من تقریباً هر بار که یک جلسه را هدایت می کنم این کار را انجام می دهم.

نوبت شماست

به گروه های بحثی فکر کنید که اخیراً رهبری کرده اید یا در آنها شرکت کرده اید.

آیا آنها موفق بودند؟ آیا رهبر جلسه را به خوبی برنامه ریزی کرد؟ چه کاری می توانست بهتر انجام شود؟

لطفا نظرات خود را در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.

بعدی در این مجموعه…

در مقالات بعدی این مجموعه، به چگونگی رهبری یک بحث گروهی و نحوه مدیریت شخصیت های چالش برانگیز در گروه خود خواهیم پرداخت.