یک جلسه پرسش و پاسخ عالی (شماره 16 در لیست 25 مهارت ضروری من برای یک سخنران عمومی ) فقط به این دلیل محقق نمی شود که شما (یا سازمان دهندگان رویداد) آن را در دستور کار قرار دهید.

یک جلسه پرسش و پاسخ عالی – جلسه ای که به ارائه شما ارزش می بخشد – نیاز به برنامه ریزی و مشارکت متفکرانه از طرف مخاطب و سخنران دارد.

پرسش و پاسخ از دیدگاه مخاطب

از دیدگاه مخاطبان، گرچن روبین ده نکته برای پرسیدن سوال از مخاطب ارائه می دهد :

1. در صورت وجود میکروفون منتظر بمانید.
2. برای سکوت مکث کنید – در میان جمعیت پر حرف صحبت نکنید.
3. برای خود بهانه نیاورید این خسته کننده و غیر ضروری است.
4. سخنرانان را با نام کوچکشان خطاب نکنید. مطمئنم که برخی از افراد با من مخالف خواهند بود، اما این همیشه به نظر من متأثر و نامناسب است، مگر اینکه حال و هوای ارائه بسیار معمولی باشد.
5. طولانی نباشید
6. برنامه ریزی کن این به شما کمک می کند تا از طولانی شدن باد جلوگیری کنید.
7. سوال مضاعف نپرس به دیگران فرصت بدهید.
8. اگر مناسب است، کمی در مورد خودتان بگویید. فقط کمی.
9. صحبت کن هیچ چیز برای مخاطب ناامید کننده تر از نشنیدن سوال نیست.
10. به یاد داشته باشید: از اینکه سوالی پرسیدید خوشحال خواهید شد. من از آن دسته افرادی هستم که به ندرت در چنین موقعیتی سوالی می پرسم. من هرگز در دانشکده حقوق در کلاس صحبت نکردم. اما هر زمان که شرکت می کنم، احساس مشارکت بیشتری می کنم و بیشتر از خودم لذت می برم. دارم روی صحبت کردن کار میکنم

اگرچه همیشه اینطور نیست، بیایید فرض کنیم که مخاطب شما توصیه های عالی خانم روبین را خوانده و دنبال کرده است. در این صورت، مخاطب نیمی از قرارداد پرسش و پاسخ خود را انجام خواهد داد. به عنوان یک سخنران برای اطمینان از یک پرسش و پاسخ عالی چه کاری می توانید انجام دهید؟

قبل از پرسش و پاسخ

• برای پرسش و پاسخ برنامه ریزی کنید. اغلب، سخنرانان کل زمان اختصاص داده شده خود را با ارائه (رسمی) خود پر می کنند. نتیجه این است که جلسه پرسش و پاسخ یا برگزار نمی‌شود (همه می‌بازند) یا مجبور می‌شوند اضافه کاری کنند (ممکن است اعضا گرسنه، عصبانی یا مجبور به ترک شوند). وقتی برای ارائه برنامه ریزی می کنید، برای پرسش و پاسخ بودجه اختصاص دهید. مواد را در صورت لزوم برش دهید تا مطمئن شوید که برای پرسش و پاسخ زمان می‌گذارید.
• آماده باش سوالاتی که پرسیده می شود را پیش بینی کنید. به ارائه خود به طور عینی نگاه کنید و از تجزیه و تحلیل مخاطبان خود برای پیش بینی سوالات آنها استفاده کنید. در صورت لزوم، چند اسلاید «اضافی» (شاید اسلایدهایی که از ارائه رسمی نهایی خود حذف کرده اید) تهیه کنید که به پاسخگویی به سؤالات در طول پرسش و پاسخ کمک می کند. اگر قبلاً مطالبی را ارائه کرده اید، اگر ارائه اصلی را تغییر ندهید، احتمالاً سؤالاتی که در گذشته دریافت کرده اید دوباره مطرح می شوند.
• پرسش و پاسخ را اعلام کنید. برخی از سخنرانان از سوالات در طول ارائه استقبال می کنند. با این حال، اکثر سخنرانان ترجیح می‌دهند که به سؤالات نزدیک به پایان رسیدگی کنند. اگر در گروه دوم قرار می گیرید، مخاطبان خود را در این فکر رها نکنید که آیا یک پرسش و پاسخ وجود دارد یا خیر. این را زودتر اعلام کنید، و دو چیز را انجام خواهید داد: (1) مخاطبان شما مطمئن هستند که فرصتی برای طرح سؤالات خواهند داشت و (2) مخاطبان شما تشویق می شوند که به سؤالات فکر کنند.
• تشویق به سوالات وقتی جلسه پرسش و پاسخ را اعلام می کنید، مثبت باشید. “من مشتاقانه منتظر پاسخگویی به سوالات شما هستم” به جای “در ساعت 10:45، ما 15 دقیقه اجباری برای سوالات خواهیم داشت.” در برخی موارد در ارائه خود، ممکن است بخواهید سوالاتی را نیز تشویق کنید. “آیا کسی در مورد این فرآیند سوالی دارد؟” یا “اگر کسی در مورد این فرآیند سوال یا نظری دارد، لطفاً آنها را در جلسه پرسش و پاسخ مطرح کند.”

در طول پرسش و پاسخ

• سوال را دوباره مطرح کنید، شاید به قول خودتان. انجام این کار دو فایده دارد. اول، احتمال شنیدن سوال را از سوی مخاطب افزایش می دهید. دوم، احتمال اینکه سوال را قبل از پاسخ دادن به آن متوجه شده اید افزایش می دهید.
• تصور نکنید همه مخاطبان شما دانش پیشینه ای در مورد سوال شما دارند. هیچ مخاطبی نمی‌خواهد پاسخی مانند «بله جان، استراتژی ___ برای شرکتی مثل شرکت شما مناسب است ، زیرا…» اگر ندانند به کدام شرکت ارجاع داده می‌شود یا چه نوع شرکتی است، بشنود. هر دانش زمینه ای را که دارید به اشتراک بگذارید تا مخاطب بهتر سوال و همچنین پاسخ شما را درک کند. جایگزین بهتر این خواهد بود : «[تنظیم زمینه] جان مدیر عامل فرودو سولوشنز است، یک شرکت مشاوره که به کسب و کارهای کوچک با ___ کمک می کند. [اکنون، در پاسخ به این سوال] بله، جان، استراتژی ___ برای شرکتی مانند شما مناسب است زیرا…”
• توجه کامل خود را به فردی که سوال می پرسد معطوف کنید. قبل از شروع پاسخ، با گوش دادن به کل سؤال آنها، ادب حرفه ای را به آنها نشان دهید. اگر حرفتان را قطع کنید، پیامی که می‌فرستید این است : «من واقعاً به سؤال شما علاقه‌ای ندارم. من بیشتر به حرف زدن علاقه دارم…”
• سوالات را در مورد موضوع نگه دارید. اغلب اوقات، مجریان می گویند “این موضوع از موضوع خارج می شود، اما پاسخ این است…” و سپس باعث خسته شدن بیشتر مخاطبان می شوند. بهتر است بگوییم «این یک سوال عالی است، اما کمی خارج از موضوع است. بیایید به صورت آفلاین درباره آن بحث کنیم.» اگر سوالی از شما پرسیده شد که پاسخ مناسب در زمان تعیین شده خیلی طول می کشد، از همین رویکرد استفاده کنید.
• اجازه ندهید یک نفر بر پرسش و پاسخ مسلط شود. شاید آن‌ها هشیاری هستند که قصد ایجاد اختلال دارند، یا شاید فقط احساس می‌کنند که همه سؤال‌هایشان باید اولویت داده شود. در هر صورت، قاطع باشید و سوالات آنها را به صورت آفلاین منحرف کنید. به سایر مخاطبان فرصت دهید تا سؤالات خود را بپرسند.
• راستگو باش اگر جواب را نمی دانید، پس بگویید که جواب را نمی دانید. دروغ نگو گمراه نشوید بدون پرداختن به سوال، به مدت دو دقیقه روی سوال خود نرقصید. برای جلوگیری از خجالت، صداقت خود را به خطر نیندازید. بپذیرید که پاسخ را نمی دانید. در نظر بگیرید که از مخاطبان خود بپرسید که آیا کسی پاسخ آن را دارد.

بعد از پرسش و پاسخ

• سوالات بعدی را دعوت کنید. پس از ارائه خود ادامه دهید یا بعداً خود را در دسترس قرار دهید. اطلاعات تماس را ارائه دهید. هدف شما این است که هیچ سوالی را بی پاسخ نگذارید.
• ارائه خود را با آخرین پاسخ پرسش و پاسخ خود پایان ندهید. این به طور کلی یک نتیجه گیری ضعیف است، به خصوص اگر آخرین سوال/پاسخ منفی یا خنثی باشد. کلمات پایانی خود (و شاید اسلایدهای پایانی خود) را برای بعد از پرسش و پاسخ رسمی ذخیره کنید.

برخی از فرصت‌های سخنرانی اجازه یک جلسه پرسش و پاسخ کامل را نمی‌دهند (مثلاً 60 ثانیه آسانسور). با این حال، اکثر ارائه ها با گنجاندن یک جلسه پرسش و پاسخ سازنده بهبود می یابند. سهم خود را انجام دهید و اطمینان داشته باشید که مخاطب وظیفه خود را انجام خواهد داد.

چه چیزی را از دست داده ام؟ لطفاً نکات خود را برای رهبری یک جلسه پرسش و پاسخ عالی به اشتراک بگذارید. 🙂