سیستم اطلاعات جغرافیایی در فرایند کسب و کار

سیستم اطلاعات جغرافیایی در فرایند کسب و کار-موسسه چشم انداز-آموزش کاربردی GIS و RS

دکتر سعید جوی زاده:کارشناس و مشاور کسب و کارهای مکانی

چکیده:

سیستم های اطلاعات جغرافیایی (GIS) امروزه در سازمان هایی همچون شهرداری ها  ، استاندار ی ها  ، شرکت آب و برق ، ارتباطات از راه دور ، حمل و نقل ، مهندسی عمران و نقشه برداری ، اکتشاف نفت و گاز ، خرده فروشی  و در  بخشهای خصوصی و دولتی به بخشی از عملیات اصلی و مدیریتی در سراسر جهان تبدیل شده است . امروزه نهادها و دولت ها  ، GIS را در فعالیتهای روزمره خود ادغام می کند و برنامه های کاربردی مرتبط با این سیستم ها از مدیریت زیرساختها ، مسیریابی وسایل نقلیه ، انتخاب سایت ، تحقیقات و تجزیه و تحلیل به طور گسترده استفاده می شود. این پست با ارائه چند مثال ساده و ذکر مهمترین گرایش ها در دیدگاه ما ، دیدگاهی راجع به مکان و اهمیت GIS در فرآیندهای تجاری ارائه می دهد: گسترش هوش تجاری با سیستم های اطلاعات جغرافیایی.

چارچوب پیشنهادی در این پست به روند جمع آوری و ایجاد دانش در یک سازمان مانند جامعه هوشمند می پردازد . نمونه های موردی  که در مثالهای این پست به کار رفته است ، نمونه خوبی از سازمان ها است که ویژگی های یک سازمان مدرن را به نمایش می گذارد.

کارهایی که در این سازمان ها انجام می شود ، نیاز به اشتراک دانش ، استفاده مجدد ، اکتشاف و تأمل دارد. نتایج اولیه حاکی از سودمندی چارچوب پیشنهادی و همچنین فرصت هایی برای توسعه بیشتر از جمله مناسب بودن آن برای عمومی سازی در مناطق دیگر است. در قسمت آخر این پست روند تکامل GIS ، فرآیندهای تجاری و هوش تجاری و برخی نتیجه گیری ارائه شده است.

اطلاعات جغرافیایی زیادی (Geographic Information) در حال حاضر وجود دارد ، که اغلب این اطلاعات جغرافیایی توسط سازمان های دولتی در چارچوب فعالیت های مدیریتی و شرح وظایف اجباری آنها جمع آوری می شود . با تمرکز بر نیازهای کاربران GI و کاربران بالقوه ، ما را در درک بهتر و نشان دادن پتانسیل محتوای GI چندرسانه ای برای توسعه اقتصادی و برای بهبود خدمات تجاری و عمومی به شهروندان یاری می رساند.

بسیاری از این سازمان ها با تولید نقشه هایی که اطلاعات منتشره از پایگاه داده های مکانی (GDB) مربوطه خود را به دست می آورند ، در حال استفاده از سیستم های اطلاعات جغرافیایی (GIS) در فرآیندهای تصمیم گیری خود هستند. نمایش و تجزیه و تحلیل مکانی در بسیاری از سناریوهای گردش کار مهم خواهد بود.

در طول دهه گذشته ما با نمونه های زیادی از برنامه های GIS که محصولات داده های مکانی مفیدی را برای سازمان های مختلف از بخش های دولتی و خصوصی تولید کرده اند ، روبرو شده ایم. برنامه های کاربردی کاملاً سودمند بوده اند ، اما بسیاری از سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی  هنوز با چالش های اجرای برنامه های کاربردی سیستم های  اطلاعات جغرافیایی (GIS) روبرو هستند ،و امروز  همانطور که شرکت های GIS محبوبیت زیادی پیدا می کنند،به اشتراک گذاری داده و اطلاعات مکانی نیز از محبوبیت بالایی برخوردار هستند.و اطلاعات جغرافیایی تحت وب رو به گسترش در بین اقشار مردم،سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی است.

در این زمینه ، جهان GIS با سه مشکل اساسی روبرو است:

بهترین حرکت در ورای روش های اجرای امروز GIS برای دستیابی یا کشف بهترین روش های آینده چیست؟

از کجا به دنبال دریافت ایده های جدید برای بهبود اجرای برنامه های GIS برای انطباق با جهانی که در حال تغییر است باشیم؟

بهترین راه برای درک و بهره برداری از امکانات جدید GIS به دلیل تحولات چشمگیر در فناوری اطلاعات و ارتباطات (شبکه سرعت بالا ، فشرده سازی داده ها ، انواع داده های مکانی پیچیده و غیره) که می تواند پیشرفت های چشم گیر سازمانی را فراهم کند؟

به منظور پیشرفت در مورد این مشکلات ، امیدواریم که یک پایه نظری منظم تر برای درک کاربرد برنامه GIS در داخل و در میان سازمان ها ایجاد شود. مطابق [1] “… یكی از كلیدهای این درک بنیادی ارتباط بهتر با فرآیندهای كسب و كار (و محتوای دانش ضمنی و صریح آنها) است كه هدف GIS بهبود بخشیدن به آنها است … در آخر ، ما به روش های بهتری  احتیاج داریم که با شرایط روز جوامع GIS نیز بهبود یابد. به عبارت دیگر ، بهبود عملکرد GIS به این بستگی دارد که بتوانید دانش ضمنی و صریح و جسورانه در فرآیندهای تجاری را بطور مناسب و صحیح ضبط کرده و آنها را از طریق GIS به کار گیرید. ”

فرآیندهای کسب و کار

روشهای مختلف زیادی برای شناسایی و بهبود فرایندهای تجاری توسط مشاغل با درجات مختلف موفقیت ایجاد و مورد آزمایش قرار گرفته است. برخی از قابل توجه ترین روش های اولیه شامل زنجیره ارزش پارتو (قانون 20/80 پارتو)و مدیریت کیفیت جامع  (Total Quality Management:TQM) است که در دهه 1980 مورد استفاده قرار گرفت.

در این جا بهتر است که درباره این دو بیشتر صحبت کنیم.

مدیریت کیفیت جامع  (TQM):

رویکرد مدیریت جامع کیفیت یک ایده کاملا جدید نیست. این ایده در اواسط دهه ۱۹۴۰ میلادی توسط  William Edwards Deming ،Joseph Juran و  Kaoru Ishikawa توسعه داده شد.
هدف یک سازمان، حفظ و تقویت خود در راستای کمک به ثبات جامعه، فراهم آوردن محصولات و خدمات با کیفیت برای مشتریان و به وجود آوردن یک محیط سالم برای رشد اعضای آن سازمان می باشد. با در نظر گرفتن این هدف می توان چندین فرضیه را مطرح نمود:

سیستم اطلاعات جغرافیایی در فرایند کسب و کار

فرضیه اول: هزینه به وجود آمده ناشی از کیفیت پایین به مراتب بیشتر از هزینه ای است که یک سازمان در ابتدای کار، برای تامین کیفیت متحمل می شود. این بدان معناست که توجه به کیفیت اگرچه ابتدا هزینه هایی را برای سازمان ایجاد می کند ولی در نهایت موجب پیشرفت چشمگیر اقتصادی و ایجاد توانایی رقابتی بالا می شود.

فرضیه دوم: کارمندان ذاتا مراقب کیفیت کاری که انجام می دهند، هستند و درصورت وجود یک محیط مدیریتی مناسب و کارآمد می توانند حداکثر ابتکار عمل خود را به منظور ارتقای کیفیت بکارگیرند. یک محیط ناآرام که ترس از ارزیابی نابجا در آن حس شود، کاملا در تقابل با تولید موثر است. مدیران ارشد در قبال مدیریت کیفیت یک سازمان مسئول هستند، درنتیجه تعهد آنها برای موفقیت در بهبود کیفیت یک سازمان بسیار حیاتی است.

فرضیه سوم: مشکلات کیفیت اغلب وابستگی شدیدی به فرآیندهای کاری طراحی شده در سازمان که منجر به تولید محصولات و خدمات شده است، دارند. اتفاقات و تغییرات کنترل نشده، دلایل اصلی مشکلات کیفیتی هستند. این مشکلات می بایست توسط کارمندانی که با آنها مواجه هستند مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در نهایت کنترل شوند.برنامه های بهبود و ارتقای کیفیت، باید بر مبنای جمع آوری اصولی داده ها، تحلیل منطقی و انجام آزمایشاتی برای پیاده سازی راه حل، پایه ریزی شوند. تلاش برای بهبود کیفیت همواره باید به صورت یک اصل بی پایان تلقی شده و آموزش کارمندان به عنوان یک بخش اساسی در مسیر رسیدن به حداکثر کیفیت در نظر گرفته شود.

کسب و کارهای مکانی

با توجه به فرضیات فوق می توان چندین راهکار برای افزایش کیفیت را ارئه نمود: اولین راهکار شناسایی نیازهای مشتریان از طریق همکاری با عرضه کنندگان کالا نه فقط مبتنی بر بررسی هزینه می باشد و این درحالیست که در گذشته ضرورت تمرکز بر نیاز مصرف کننده مثل امروز حس نمی شد. دومین راهکار ایجاد تیم هایی به منظور تحلیل و یافتن راه حل های مواجهه با مشکلات کیفیتی می باشد. به عبارت دیگر هنگام رویارویی یک سازمان با مشکلات پیش بینی نشده، این تیم می بایست دلایل ایجاد مشکل را ریشه یابی کرده و راه حل هایی را بمنظور مقابله با آن ارائه دهد. سومین راهکار مبتنی بر بکارگیری روش های علمی برای نظارت بر کیفیت و شناسایی حوزه های بهبود کیفیت می باشد که روش های علمی در این مورد بیشتر به روش های آماری و احتمالاتی اطلاق می شود. این تکنیک ها شامل بکارگیری نمودارهای کنترلی، تحلیل Pareto و تجزیه و تحلیل هزینه های کیفیت می باشد. نمودارهای کنترلی بمنظور بررسی کیفیت از طریق نمونه های آماری مورد استفاده قرار می گیرند. این نمودارها به وضوح عدم ثبات و در نتیجه نیاز به بهبود را نشان می دهند. تحلیل Pareto نیز به قانون ۲۰/۸۰ اشاره دارد. این قانون بیان می کند که تنها ۲۰ درصد عوامل موجب ایجاد ۸۰ درصد از نتایج می شوند. پس می توان بدین روش فاکتورهای اساسی و مهم در تعیین کیفیت را شناسایی نموده و مورد توجه قرار داد. همچنین با استفاده از روش تجزیه و تحلیل هزینه ها که شامل کمی سازی هزینه های بهبود کیفیت می باشد می توان راهکارهای کاهش هزینه ها را شناسایی و استفاده نمود. آخرین راهکار، استفاده از تکنیک های مدیرت فرایند به منظور شناخت فرصت های بالقوه در زمینه ارتقا کیفیت می باشد.

کسب و کارهای مکانی

امروزه شرکت های متعددی تکنیک مدیریت جامع کیفیت را بعنوان یکی از تکنیک های مهم ارتقا کیفیت، بمنظور دستیابی به موفقیت تجاری، پیاده سازی کرده اند. این تکنیک طبق استاندارد ISO، بدین صورت تعریف می شود: “یک رویکرد مدیریتی با تمرکز بر روی کیفیت و بر پایه فعالیت های تمام اعضای سازمان، بمنظور دستیابی به موفقیت بلندمدت از طریق رضایتمندی مشتری و سودرسانی به تمام اعضای سازمان و جامعه.” همچنین دایره المعارف بریتانیکا این تعریف را ارائه کرده است: “راهکارهای مدیریت جامع کیفیت به منظور ارتقا بازده فرایندهای سازمانی در صنعت و تجارت طراحی شده اند. این تکنیک که مبتنی بر تئوری مدیریت و رضایت مندی است، شامل روش هایی برای دستیابی به کارایی، حل مشکلات، استانداردسازی و کنترل آماری، تعدیل طراحی و سایر جنبه های تجاری و فرایندهای تولید می باشد.”

ابزارهای مدیریت جامع کیفیت:

چرخه PDCA ابزار اصلی مدیریت جامع کیفیت برای ارتقای مداوم می باشد.

Plan: در گام اول، تیم کنترل کیفیت مشکل را بررسی و شناسایی نموده، سپس داده ها را جمع آوری و مورد تحلیل قرار داده و در نهایت با درنظر گرفتن برخی معیارهای کنترلی، راه حل ارتقا کیفیت را تدوین و فرموله می کنند.

Do: در این مرحله، فرایند جدید توسط تیم پیاده سازی شده و نتایج حاصل از آن با نتایج موردانتظار مقایسه می شود.

Check: تیم کنترل کیفیت پس از ارزیابی اثربخشی و کارایی، می بایست تصمیماتی به منظور تصحیح فرایند جدید تا رسیدن به نتایج مطلوب اتخاذ نمایند.

Act: سرانجام فرایند جدید توسعه یافته پیاده سازی شده و تمام گروه های کاری اطلاع رسانی می شوند و روش جدید را آموزش می بینند. در این زمان، معیارهایی برای نظارت بر کارایی فرایند کیفیت تنظیم خواهد شد.

یک طرح جامع مدیریت کیفیت می تواند با پاسخگویی به پرسش های اساسی در شرایط بحرانی، به عنوان یک نقطه مرجع در سیستم های مدیریت کیفیت ایفای نقش کند. حال اگر چندین سیستم مدیریت کیفیت با یکدیگر ادغام شوند، نتیجه ی آن چیزی نیست جز کاهش هزینه ها و بازگشت بهتر سرمایه ها. در طرف مقابل، شرکت هایی که یک برنامه مدون برای مدیریت کیفیت ندارند، از مزایایی که سیستم مدیرت جامع کیفیت پیشنهاد می دهد بهره مند نمی شوند که این مسئله یک ریسک بزرگ برای این شرکت ها بحساب می آید.

اصول و قواعد مدیریت جامع کیفیت، در سایر سیستم های کیفیت از جمله شش سیگما و گواهی نامه های کیفیت ISO توسعه داده شده است.

مدیرت جامع کیفیت (TQM) و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) – شباهت ها و تفاوت ها:

با بررسی تعاریف مدیرت جامع کیفیت و مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به یک شباهت اساسی پی خواهیم برد: هر دوی آن ها، مفهوم مدیریت فرایندهای کاری را توسعه می دهند ولی TQM صراحتا به مسئله اطمینان از رضایت مندی مداوم مشتری به کمک برنامه ریزی های دقیق توجه دارد.

در سال های ابتدایی ظهور BPM، این تکنیک بر روی فرایندهای پویا که موجب ایجاد انعطاف پذیری توسط فن آوری می شد، تمرکز داشت، اما امروزه دید BPM گسترش یافته و مسئله رسیدن به اهداف سازمان از طریق مدیریت بهتر فرایندها به عنوان امری اجتناب ناپذیر در نظر گرفته می شود.
BPM مدلسازی فرایندی را به عنوان یک رویکرد برای مستندسازی فرایند ها با دقت کافی و تحلیل به کمک ابزارها و روش های ساخت یافته پیشنهاد می دهد. به علاوه، استفاده از تکنولوژی مناسب BPM کمک بسزایی در تحلیل سریع و علمی فرایندهای بزرگ و پیچیده می کند. از طرف دیگر، مدلسازی TQM فرآیندها را با استفاده از متدهای ساده ای همچون بکارگیری فلوچارت با ۴-۵ نماد (که از ساخت یافتگی کمتری برخوردار است)، مستند می کند.

ارتقا و بهبود فرایندی در فضای TQM مبتنی بر المان هایی از قبیل بهبود بر پایه تحلیل داده ای، BPR و رویکردهای یافتن ریشه ای علت است و کنترل فرایند شامل استفاده از ابزارهای آماری می باشد. همچنین BPM به طور قابل توجهی بر کنترل و نظارت فرایندی تمرکز دارد. در نتیجه برای کسانی که مسئول پیاده سازی BPM در یک سازمان هستند، نیاز به هماهنگی و همکاری با گروه کنترل کیفیت که مسئول پیاده سازی TQM در آن سازمان هستند به شدت حس می شود. به عبارت دیگر متدها و ابزارهای BPM باید با مدل های کیفیتی در یک سازمان همسو باشند چرا که فقط در این صورت می توان مطمئن بود که تمام پیاده سازی ها دقیقا طبق راهکارهای مدیرت جامع کیفیت عمل می کنند. به عنوان مثال در صورتیکه در یک سازمان از رویکرد شش سیگما برای کنترل کیفیت استفاده می شود، اطمینان از اینکه ابزارها و تکنیک های مدیریت فرایند کسب وکار منطبق با این رویکرد مدیریتی هستند و اینکه آیا توانایی پشتیبانی از آن را دارند، بسیار اهمیت دارد.

به طور خلاصه می توان مفاهیم اساسی مدیریت جامع کیفیت را بدین صورت عنوان کرد:

• تمرکز بر نیاز مصرف کننده
• افزایش مداوم رضایت مشتریان
• کاهش پیوسته هزینه های واقعی
• رویکرد اصولی و سیتماتیک
• مشارکت همه کارمندان
• تعدیل زنجیره عرضه و تقاضا

برای فهم بهتر موضوع بیاید مدیریت جامع کیفیت را با مدیریت سنتی مقایسه کنیم.

در دهه 1950 محصولاتی که در کشور ژاپن ساخته می شد بسیار بی ‏کیفیت بود و در آن دوره وقتی مشتریان بر روی محصولات این عبارت را می دیدند ‏‏”ساخته شده توسط ژاپن” به معنای محصولات با کیفیت پایین و بنجل  بود. ‏امروزه این عبارت به معنای کاملا برعکس شناخته می شود . کیفیت ، تکنولوژی و ‏نبوغ محصولات ژاپن در ذهن مشتریان در سرتاسر جهان قرار گرفته است. چطور ‏صنعت ژاپن خودش را تغییر داده است ؟ آنها چه می کنند که موجب این تفاوت شده ‏است و چه طور چنین تغییری ایجاد کرده اند ؟ منبع این موفقیت ها در چیزی است که ‏آن را مدیریت کیفیت جامع‎ TQM ‎‏ ‎( Total Quality Management) می نامند.  ‏

TQM‏ رویکرد مدیریتی است که هدف آن ارتقای کیفیت محصولات و ‏خدمات از طریق بهبود مستمر همه واحدهای سازمان و افراد و مشارکت آنها در ایجاد ‏این رویکرد می باشد.  ‏

این رویکرد تفاوت های عمده ای در مقایسه با مدیریت سنتی دارد که عبارتند از : ‏

‏-‏تمرکز بر مشتری ‏/ تمرکز بر مدیریت ‏

بخشی از موفقیت ژاپن در فروش خودرو را می توان به دلیل تعهد خلل ‏ناپذیر ‏آنها به مشتری دانست .‏ ‏هر سطح از فعالیت آنها، از تبلیغات و فروش گرفته تا محصول و ‏خدمات ، با ‏هدف جلب رضایت مشتری انجام می شود. پرسنل فروش آنها در راستای ‏فراهم ‏کردن خدمات سریع و مودبانه به مشتری آموزش می بینند. ناراحت ‏کردن ‏مشتری بسیار کم اتفاق می افتد و با مشتریان با احترام رفتار می شود . ‏تمرکز ‏شرکت بر مشتری منجر به مزیت رقابتی می شود. هرچند رویکرد  مدیریت ‏سنتی می ‏گوید “همیشه حق با مشتری است ” ، اما  این تعهد همیشه درعمل قابل ‏مشاهده نیست ‏‏.

– ‏‏ اول کیفیت / اول سود ‏ ‏

‏‏‏TQM‏ این دیدگاه را در برمی گیرد که سودها بدنبال کیفیت ‏بدست می آید نه از ‏راه دیگری. ‏در حالیکه در دیدگاه مدیریت سنتی سود جایگاه اول ‏را دارد . کیفیت در گرو نیازهای سطح پایین دیگر قرار دارد، به این معنا که اگر سودها ‏افزایش یابند  هیچ انگیزه ای برای بهبود کیفیت وجود ندارد . شاید این دیدگاه در ‏کوتاه مدت موفق باشد اما رویکرد ‏TQM‏ در بلند مدت موفق است و حجم سود ها را به ‏طور قابل توجهی افزایش می دهد. ‏

‏-‏ بهبود کیفیت از ابعاد مختلف/ تک بعدی بودن کیفیت ‏

کیفیت یک مفهوم بسیار تغییرپذیراست کیفیت را نمی توان به طور ‏واضح برای رضایت هر کس تعریف کرد . هنوز ‏تعریف مفهوم کیفیت برای شرکت ها ‏دشوار است و شرکت ها کار پیچیده ای در ‏طراحی محصولات و خدماتشان طبق ‏کیفیت مورد انتظار مشتری دارند . برای ‏TQM‏ این مسئله به راحتی حل شده است . ‏بر اساس رویکرد تمرکز بر مشتری ‏، کیفیت همان چیزی است که مشتری می گوید!‏

همچنین این رویکرد این دیدگاه را ارائه می دهد که :  کیفیت یک چیز ‏نیست ، کیفیت چیزهای زیادی است به عبارت دیگر  کیفیت ‏ابعاد متعددی دارد. ‏مانند : ‏عملکرد ، ویژگی ها ، قابلیت اعتماد ، قابلیت انطباق ، دوام ، قابلیت سرویس دهی ، ‏زیبایی شناسی و کیفیت ادراک شده .  ‏

مدیریت سنتی از این ابعاد کیفیت مشتری محور ناآگاه است . برای آنها ‏کیفیت به صورت محتاطانه تعریف می شود. کیفیت باید سازگار با دیدگاه ‏مدیریت در مورد هزینه ها باشد . بنابراین کیفیت معمولا به صورت تک بعدی در ‏رویکرد مدیریت سنتی تعریف می شود. ‏

‏-‏ ‏مشارکت مدیر و کارکنان / بدون مشارکت کارکنان ‏

بر اساس مفاهیم مدیریت مشارکتی ، به کارکنان نقش قابل ملاحظه ای ‏در  ‏TQM‏ داده شده است. ‏TQM‏ کار کنان را توانمند می کند و در واقع هر فرد را ‏بدون در نظر گرفتن سطحش تشویق می کند تا راه حل های بهتر را در کار پیدا کند.  ‏

‏‏با این روش مدیریت حامی کارکنان است و موانع واحدهای سازمان ‏از بین می ‏رود و مدیریت دگرگون خواهد شد. به جای اینکه مدیریت صرفا کارکنان را ‏هدایت کند ‏، تلاش های کارکنان را امکان پذیر می کند.

در مقابل، مدیریت سنتی یکپارچه است : ‏کارکنان کار می کنند و مدیران مدیریت ‏می کنند. تاکید صرف بر سود، میزان اندکی از آرزوها و ‏اهداف برای افراد از ‏مدیران میانی گرفته تا کارکنان صف باقی می گذارد.‏ مسئولیت ها برای کیفیت ‏به واحد تضمین کیفیت داده شده است و سایر واحد ها از این امر معاف اند. اگر چه مدیریت ‏ارشد حمایت ظاهری از مشارکت کارکنان ‏می کند، فرصتهای بسیار کمی برای ‏کارکنان در واقعیت وجود دارد و کارکنان و مدیریت از یکدیگر ‏جدا هستند . ‏نارضایتی شغلی یک اصل شده است و کارکردن همه بخشها و هماهنگ بودن آنها اتفاق ‏نادری است. ‏

‏- فرآیند محور‏/ نتیجه محور ‏

رویکرد فرآیند محور بیان می کند که نفر بعدی در خط تولید که محصول را ‏دریافت می کند بدون در نظر گرفتن اینکه محصول چه چیزی است ، مشتری ‏است. بنابراین کارکنان بطور مستمر هر وظیفه ، رویه ، سیاست ، محصول و ‏خدمت را در یک حالت ساختاریافته قوی دنبال می کنند تا ببینند که اگر سطوح ‏بالاتری از کیفیت از فرد بعدی را می توان بدست آورد از آن استفاده کنند. در ‏این مسیر حتی کارکنانی که در سطوح  پایین تر شرکت قرار دارند که از دید مشتری نهایی پنهانند، می توانند به کیفیت ‏محصول یا خدمت کمک کنند. بدلیل اینکه برای هر بهبودی که در مسیر انجام ‏می شود شرکت فعالیتی در سطح خرد انجام داده است ، سطوح بالاتری از ‏رضایت مشتری در سطح کلان حاصل می شود. تلاش برای ارتقاء فرآیندها به ‏خودی خود یک فرآیند مستمر است که هیچگاه پایان نمی یابد . حتی زمانیکه تکنولوژی های جدید شناسایی می شوند ، این تکنولوژی ها نیز به ‏طور مستمر بهبود می یابد. ‏

‏ مدیریت سنتی معمولا رویکرد (BIG- BANG) را در بر می گیرد که در آن دستاوردها از طریق تغییرات بزرگ در نتایج اندازه گیری می شود. یعنی در زمان کوتاه تر، باید نتایج بزرگتر ایجاد شود. مدیر نتیجه محور مجبور است تا تلاش کند تا از رقبایش بوسیله جایگزین کردن فرآیندهای فعلی برتری جوید  و تنها راه عملی برای انجام اینکار از طریق کاربرد نوآوری تکنولوژیکی است. متاسفانه نوآوری تکنولوژیکی به تنهایی ‏نمی تواند  به عنوان محرک موثر ‏برای ارتقاء کیفیت در دراز مدت استفاده شود. رقبا هم بهترین تکنولوژی های جدید را انتخاب می کنند و بر اساس آن کیفیت ‏سازمانشان ممکن است به طور موثر تر به عنوان مزیت رقابتی قرار گیرد. ‏همچنین نوآوری چیزی نیست که بتوان به طور منطقی آن را پیش بینی نمود ‏و در مدیریت سنتی تا تکنولوژی جدیدی وارد نشود نمی توان بهبود انجام دهد پس باید منتظر باشد تا تکنولوژی جدیدی ایجاد گردد.

غیر از موارد مطرح شده بالا مهندسی مجدد فرایندهای تجاری طی دهه 1990 رایج شد. دهه 1990 همچنین شاهد ظهور سیستمهای نرم افزاری بسته برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بودیم که امروزه نیز  این سیستم ها  بطور فعال در حال تحول هستند و روز به روز بر گسترش آنها اضافه می شود.

اینجا نیز چون صحبت از ERP شد بهتر است که برای جغرافیدانان و علاقه مندان به حوضه های مکانی توضیح داده شود .

برنامه ریزی منابع سازمانی:

برنامه‌ریزی منابع سازمانی سازمانی (به انگلیسی: Enterprise resource planning) (به اختصار ERP)، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.ERP به معنای مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمان یا 4M (Man, Machine, Material, Money) (مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی) می‌باشد و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. تعاریف دیگری نیز از ERP وجود دارد .ERP بر پایه سیستم ها برنامه‌های کاربردی تهیه شده‌است که شامل چندین برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازهٔ وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود. در واقع ERP، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است.

معمولاً سیستم های ERP دارای اجزای ذیل می باشند:

1. مالی – حسابداری
2. منابع انسانی
3. ساخت و تولید
4. مدیریت زنجیره تامین
5. مدیریت پروژه
6. مدیریت ارتباط با مشتری
7. انبار داده ها
8. کنترل دسترسی

اکنون بد نیست به برخی مزایای ERP اشاره کنیم:

1. کاهش هزینه های انبار
2. کاهش هزینه سفارش ها
3. کاهش هزینه تولید
4. کاهش هزینه عملیات مالی
5. کاهش هزینه حمل و نقل
6. کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
7. کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
8. کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان
9. کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
10. افزایش شفافیت و ردگیری فرآیندهای تولید برای مشتری
11. افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
12. افزایش رضایت مندی مشتری از طریق درگیر کردن وی در کارها از لحظه سفارش تا دریافت محصول
13. همچنین افزایش فروش و در نهایت رشد و بالندگی سازمان

سوال کلیدی این است که آیا GIS می تواند بهنوان یک ERP در دنیای مدرن امروزی عمل کند؟البته به این سوال در پایان پست جواب خواهیم داد!

مهندسی مجدد فرایندهای تجاری در حال طراحی مجدد در فرآیند تجارت و کسب و کار است [4]. فرآیندهای دیگری مانند ارتقاء کیفیت مداوم ، مدیریت توسط، هدف ، مدیریت پرسه زدن ، مدیریت تمرکز مشتری نیز ظهور یافته است [8].

استفاده از فناوری اطلاعات(IT) و ارتباطات و مدیریت فرایند تجارت در حال تبدیل شدن به یک صلاحیت اساسی است که باید هر شغلی برای عملکرد در محیط جهانی و بسیار رقابتی تجارت امروز داشته باشد. همه روشهای مختلف بهبود فرآیند کسب و کار در یک رشته واحد مدیریت فرایندهای تجاری ادغام می شوند. مدیریت فرایند تجاری شامل مفاهیم، متدها، تکنیک‌ها برای طراحی، نظارت، پیکربندی، اجرا و آنالیز فرایندهای کسب و کار می‌باشد. این فرایندها دربرگیرنده افراد، سازمان، سیستم و دیگر منابع اطلاعاتی می‌باشند.

مدیریت فرایند کسب و کار طی یک چرخه اتفاق می‌افتد. این چرخه شامل فازهایی است که به هم مرتبط می‌باشند:

• طراحی و آنالیز

فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می‌باشد. در این مرحله سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می‌شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می‌شوند و در نهایت با مدلسازی ارائه می‌شوند. فرایندهایی که با مدل‌ها و نشان گذاری‌های گرافیکی ارائه می‌شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می‌شوند بنابراین ذینفعان مختلف می‌توانند به صورت مؤثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیک‌های مدل‌سازی، اعتبارسنجی، شبیه‌سازی و تأیید فرایند در این فاز انجام می‌شوند.

• پیکربندی

پس از مدل‌سازی و تأیید فرایندها، این فرایندها باید پیاده‌سازی شوند. روش‌های مختلفی برای انجام این کار موجود می‌باشد. آن‌ها می‌توانند با یک مجموعه از سیاست‌ها و رویه‌هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده‌است انجام شوند. در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم‌افزاری باشد. در این مرحله سیستم نرم‌افزاری برای اجرای فرایندها پیاده‌سازی می‌شود. مدلسازی فرایندها در پیاده‌سازی این سیستم‌ها کمک می‌کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تأیید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم‌های نرم‌افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می‌باشد. اغلب در سازمان‌ها فرایندها با سیستم‌های موجود پشتیبانی می‌شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم‌های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.

• اجرایی کردن

بعد از پیکربندی سیستم فرایندها به صورت قانونی در می‌آیند. این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می‌شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه‌اندازی شده‌اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می‌کنند. سیستم مدیریت فرایند تجاری به‌طور مؤثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می‌کند. مؤلفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می‌کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می‌باشد. اطلاعات مربوط به جزییات فرایندها در سیستم مدیریت فرایند تجاری قابل دسترس می‌باشد. اطلاعات نظارتی بر مبنای وضعیت فرایندها می‌باشد. در این فاز داده‌های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع‌آوری می‌شوند.

• ارزیابی

در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدل‌های فرایندی استفاده می‌شود. این ارزیابی با تکنیک‌های مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیت‌های تجاری انجام می‌شود. این تکنیک‌ها به شرح زیر می‌باشند:

• • کاوش فرایند

کاوش فرایند مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرایند می‌باشد. هدف از کاوش فرایند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرایند و مقایسه آن‌ها با یک مدل فرایند منطقی می‌باشد. این کاوش را از سه منظر می‌توان بررسی کرد: منظر فرایندی: در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می‌شود. منظر سازمانی: در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می‌باشند. منظر داده‌ای: در این منظر داده‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.

• • نظارت بر فعالیت تجاری
  • نظارت بر فعالیت تجاری، نظارت اتوماتیک بر فعالیت فرایند کسب و کار است و به صورت ماژولی در سیستم مدیریت فرایند تجاری پیاده‌سازی می‌شود. به منظور استفاده از BAM باید شاخص‌های کلیدی کارایی شناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بی‌درنگ ساخته شود.

مزایای مدیریت فرایندهای تجاری:

مدیریت فرایند تجاری علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابلیت‌های دیگری را فراهم کرده‌است این قابلیت‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که بتوانند فرایندهای بیشتری را کنترل کنند. برخی از مزایای استفاده از BPM به شرح زیر می‌باشد:

• مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می‌نماید.
• خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPM تمام قوانین و منطق‌های تجاری سازمان اتوماتیک خواهند شد.
• شناسایی فرصت‌ها و بهبود فرایندها: همچنین BPM معیارهایی را فراهم می‌کند برای اندازه‌گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه‌سازی بر اساس نتایج واقعی خواهد بود.
• حذف فعالیت‌های غیر ضروری: در BPM به کمک مدلسازی فرایندها، سازمان‌ها می‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.
• کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می‌سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن‌ها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه‌گیری آن‌ها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.
• همکاری مشتری‌ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPM امکان همکاری مشتریان و شرکا را از خارج از سازمان فراهم می‌کند؛ و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسیار کاربردی خواهد بود.
• کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارند تا اجرا شوند. BPM می‌تواند تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش می‌دهد
• افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرایندها: BPM با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آن‌ها سرعت کسب و کار را بهبود می‌دهد.
• افزایش رضایتمندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آن‌ها باعث می‌شود که مشتریان سریعتر و اسانتر به نیازمندی‌های خودشان برسند.
• چابکی سازمان: BPM این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال کنند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می‌نماید.