آموزش فن بیان:5 نکته برای جلوگیری از خشم مخاطب

آیا به یاد دارید آخرین باری که در یک سخنرانی شرکت کردید چه احساسی داشتید و سخنران زمان مجاز خود را مرور کرد؟

ازش خوشحال بودی ؟ یا عصبانی بودید که اکنون شما را برای قرار بعدی تان پشت سر گذاشته اند؟ یا قبل از پایان آنها رفتید؟

در این مقاله به بررسی اهمیت اتمام به موقع می پردازیم و 5 نکته برای ماندن در محدودیت های زمانی ارائه می دهیم.

آیا اتمام ارائه به موقع مهم است؟

در اکثر مواقع، بله!

همیشه فرض کنید که مخاطبان شما مشغول هستند (چون آنها مشغول هستند).

همیشه فرض کنید که می توانست مکان های دیگری را برای بودن انتخاب کند (زیرا آنها می توانستند).

همیشه فرض کنید که آنها بلافاصله پس از اتمام کار برنامه ریزی کرده اند (زیرا معمولاً انجام می دهند).

اگر به محدودیت زمانی خود نزدیک می‌شوید و به پایان نمی‌رسید، مخاطبان ناراحت می‌شوند.

• آنها شروع به فکر کردن به بیرون رفتن می کنند .
• آنها با فکر کردن به قرار بعدی خود و اینکه چگونه ممکن است دیر بیایند عصبی می شوند .
• آنها شروع به آرزو می کنند که ای کاش قبلاً آن را جمع می کردی .
• مهمتر از همه، آنها دیگر به شما گوش نمی دهند!

نه تنها اعتبار خود را نزد مخاطبان خود از دست می دهید و خطر آزار آنها را می بینید، بلکه فرصت نتیجه گیری قوی را نیز از دست می دهید زیرا آنها یا گوش نمی دهند یا در اتاق نیستند!

بهتر است زودتر تمام شود یا به موقع؟

اگر پایان دادن به مرور زمان واقعاً بد است ، ممکن است تصور شود که همیشه باید سعی کنید در زمان مجاز خود به خوبی پایان دهید. با این حال، این همیشه هم خوب نیست.

اگر ارائه خود را به میزان قابل توجهی در زمان کوتاهی به پایان برسانید (مثلاً 20 دقیقه زودتر از زمان ارائه برنامه ریزی شده برای یک ساعت)، مخاطبان شما ممکن است احساس کنند فریب خورده اند، به خصوص اگر برای گوش دادن به صحبت های شما پول پرداخت کنند. آنها ممکن است احساس کنند که شما وعده 60 دقیقه ارزش را داده اید، اما فقط 40 دقیقه را تحویل داده اید.

به همین دلیل، یک قانون مطمئن این است که بین 90 تا 100 درصد زمان مجاز صحبت کنید . بنابراین، اگر ارائه شما برای 60 دقیقه برنامه ریزی شده است، باید حداقل 54 (یا 55 برای یک عدد دور خوب) صحبت کنید. این تضمین می کند که مخاطبان شما “احساس فریب خوردگی” نمی کنند، اما همچنین تضمین می کند که شما به مرور زمان نمی روید.

برای قاعده کلی بالا انواع استثنا وجود دارد، بنابراین از قضاوت خود استفاده کنید و کاری را انجام دهید که در موقعیت شما منطقی است.

5 گام برای نگه داشتن ارائه خود در زمان

واقعاً کار سختی نیست که ارائه خود را به موقع تمام کنید. فقط این پنج مرحله ساده را دنبال کنید:

شماره 1 – زمان مجاز خود را بدانید

آیا تا به حال شنیده اید که یک سخنران از محل برگزاری دور می شود و زمزمه می کند: “فکر می کردم بیشتر وقت دارم”؟

این نتیجه ارتباط ضعیف بین سخنران و برگزارکننده رویداد است. در این سناریو هم سخنران و هم برگزارکننده رویداد در نهایت بد به نظر می رسند.

مطمئن شوید که همیشه از مدت زمانی که باید صحبت کنید آگاه باشید. قبل از رویداد با سازمان دهنده رویداد تأیید کنید.

شماره 2 – محتوای خود را برنامه ریزی کنید و در صورت لزوم ویرایش کنید

برای بسیاری از سخنرانان، مشکل این است که نمی دانند مخاطب چقدر به آنها زمان می دهد. مشکل این است که در آن زمان تعیین شده چقدر می توانند بگویند.

اکثر مردم میزان موادی را که می توانند به اندازه کافی در یک زمان معین پوشش دهند، دست بالا برآورد می کنند. آنها می خواهند “همه چیز را به اشتراک بگذارند” و “هیچ چیزی را پس نگذارند”. از سوی دیگر، مجری عاقل خودآگاهی قوی در مورد اینکه چقدر طول می کشد تا پیام خود را به طور مؤثر ارائه کند، ایجاد می کند.

هنگام برنامه ریزی، این موارد را نیز در نظر بگیرید:

• پرسش و پاسخ : برای سؤالات مخاطب چه در ارائه خود یا در پایان زمان بگذارید.
• فعالیت ها : برای برنامه ریزی فعالیت ها یا تمرین های مخاطب زمان کافی در نظر بگیرید. یکی از چالش های من این است که تمایل دارم مدت زمان لازم برای توضیح یک فعالیت را دست کم بگیرم و قبل از شروع تمرین «به گروه ها تقسیم شوم».
• استراحت : برای ارائه های طولانی تر، زمان برای استراحت برای حرکات کششی، بازدید از حمام، قهوه یا وعده های غذایی اختصاص دهید. همه اینها از زمان تعیین شده شما ناشی می شود. به عنوان مثال، در یک دوره آموزشی معمولی یک روزه (8 ساعته)، زمانی که تمام وقفه ها را کم کنید، ممکن است فقط 6 ساعت آموزش داشته باشید.

بی‌رحمانه برش دهید تا مطمئن شوید که موادی که می‌خواهید تحویل دهید می‌تواند در محدودیت‌های زمانی شما تحویل داده شود. بهتر است مقدار مناسب را با سرعتی ارائه کنید که مخاطب بتواند آن را جذب کند نه اینکه در مطالب زیاد وسوسه کند تا مخاطب هیچ چیز را درک نکند.

شماره 3 – به طور موثر تمرین کنید

تا زمانی که به عنوان یک سخنران تجربه کسب نکنید، ممکن است نتوانید به طور دقیق میزان محتوا را در یک زمان معین اندازه گیری کنید. به عنوان مثال، اگر یک آدرس شروع 30 دقیقه ای ارائه دهید، چند صفحه می نویسید؟ چند مطالعه موردی را می توانید در یک سمینار زمان ناهار پوشش دهید؟

بهترین راه برای اندازه‌گیری مدت زمانی که طول می‌کشد این است که در حین تمرین موثر زمان‌بندی کنید:

• ایستادن و صحبت کردن با صدای بلند تمرین کنید . در دام این فکر نیفتید که می توانید در حالی که جلوی رایانه خود نشسته اید، در اسلایدهای خود “زمزمه” کنید. سرعت شما در حالت ایستاده متفاوت خواهد بود.
• با یک مخاطب آزمایشی صحبت کنید ، حتی اگر تنها چیزی که می توانید ترتیب دهید یک نفر باشد. این تمایل به “تمرین در درون خود” را از بین می برد، همانطور که برخی از سخنرانان هنگام تمرین انجام می دهند. فقط یکی از مخاطبان شما را مجبور می کند که تماس چشمی برقرار کنید و به دنبال بازخورد مخاطب باشید. همچنین کمی از فشاری که ممکن است با یک مخاطب واقعی احساس کنید شبیه سازی می کند. همچنین می‌توانید با پرسیدن «سرعت من چگونه بود، بازخورد ارزشمندی دریافت کنید؟ خیلی تند رفتم؟»
• آن را تا حد امکان به واقعیت نزدیک کنید . اگر از کنترل از راه دور ارائه برای پیشبرد اسلایدهای خود استفاده می کنید، با یکی از آنها تمرین کنید. اگر در “ارائه واقعی” حرکت می کنید، پس این کار را در حین تمرین انجام دهید. اگر می توانید در اتاقی که در آن ارائه خواهید کرد تمرین کنید، این کار را انجام دهید. هر چه بیشتر بتوانید چیز واقعی را تقلید کنید، تخمین زمان شما بهتر خواهد بود.
• آن را به یک تمرین لباس تبدیل کنید . اگر قصد دارم هنگام ارائه کت و شلوار بپوشم، دوست دارم در یک کت و شلوار تمرین کنم. برای من، لباس پوشیدن همان انرژی عصبی را ایجاد می کند و به من زمان دقیق تری می دهد.

تمرین به این روش به شما این امکان را می دهد که زمان ارائه خود را در شرایط نزدیک به واقعی زمان بندی کنید. اگر در حین تمرین به مرور زمان بروید، باید مواد را برش دهید.

شماره 4 – به موقع شروع کنید

چند بار دیده اید که یک مجری در پایان یک ارائه یک ساعته، با وجود اینکه ده دقیقه دیر شروع کرده است، «فقط 5 دقیقه دیگر» درخواست کند؟

تمام تلاش خود را برای شروع به موقع انجام دهید. زودتر برسید، فناوری خود را مرتب کنید و مطمئن شوید که همه چیز با شروع زمان شما آماده است. لحظه ای را تلف نکن

زمان دقیق شروع شما همیشه در کنترل شما نیست. برای مثال، من شرکتی را می شناسم که در آن «سمینارهای زمان ناهار» همیشه از ساعت 12:15 شروع می شود. اگر از شما برای سخنرانی در این انجمن دعوت شده است، باید آن را بدانید. یک بحث کامل با برگزارکننده رویداد باید این را آشکار کند.

شماره 5 – پیشرفت خود را اندازه گیری و تنظیم کنید

برای سخنرانی‌های کوتاه (مثلاً کمتر از 15 دقیقه)، احتمالاً می‌توانید آن را شروع کنید و به هدف زمان پایان خود در حد معقول برسید (با فرض اینکه آن را تمرین کرده باشید).

می خواهید بیشتر بیاموزید؟

برای 7 نکته در مورد کوتاه کردن ارائه خود، بخوانید چگونه به ارائه خود تبر بزنید… و هنوز هم ارزش ارائه دهید .
  

اما برای ارائه های طولانی تر، می توانید از یک رویکرد استراتژیک تر استفاده کنید:

• همانطور که محتوای خود را تکرار می کنید، توجه داشته باشید که برای هر “بلوک” ارائه شما چقدر طول می کشد. (در صورت لزوم از کسی بخواهید که به شما زمان دهد.)
• این به شما تعدادی هدف زمانی متوسط ​​می دهد ​​می دهد . مثلا:
  • 12:05 – شروع ارائه
  • 12:15 – معرفی و مطالعه موردی
  • 12:30 – مطالعه موردی و درس های آموخته شده کامل شد
  • 12:50 – نمایش زنده کامل شد
  • 12:58 – پرسش و پاسخ کامل شد. تشویق و تمجید.
• این اهداف را یادداشت کنید و همراه خود داشته باشید ، شاید روی یک دفترچه یادداشت کوچک کنار آبتان. (من این کار را با خودکار قرمز و حروف بزرگ انجام می دهم.)
• با رسیدن به انتهای هر «بلوک»، ساعت را بررسی کنید . اگر پشت سر می دوید، می توانید سرعت خود را تنظیم کنید. برای مثال، اگر تظاهرات زنده را در ساعت 12:35 شروع می‌کنید، می‌دانید که 5 دقیقه عقب هستید، و باید مطالب برنامه‌ریزی شده را کاهش دهید تا «به عقب برگردید».
• در صورت لزوم، یک دستیار با ساعت برای کمک به نظارت بر اهداف میانی خود استخدام کنید.

خلاصه

صحبت در مورد زمان مجاز شما بی احترامی است و حداقل برخی از مخاطبان شما را آزار می دهد. این یک امتیاز است که توجه آنها را داشته باشیم، چه برای 5 دقیقه یا 5 ساعت. از آن سوء استفاده نکنید! به موقع تمام شود – هر بار.