گروه های فرآیند PMBOK

پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه ارائه شده در اینجا به طور جداگانه توضیح داده شده اند، اما متوجه می شوند که معمولاً درجه زیادی از همپوشانی بین هر یک از آنها وجود دارد.

شروع، اولین گروه فرآیند، یک پروژه یا فاز پروژه خاص را تعریف و مجوز می دهد. این نقطه ای است که در آن محدوده، منابع موجود، قابل تحویل، زمان بندی و اهداف تصمیم گیری می شود. شروع به طور معمول از دست تیم مدیریت پروژه خارج است و به همین دلیل، نیاز به یک حامی/مشتری سطح بالا برای تأیید یک اقدام معین دارد. این تاییدیه در قالب یک منشور پروژه به مدیر پروژه می رسد که اختیار استفاده از منابع سازمانی را برای رسیدگی به مسائل مورد نظر فراهم می کند.

گروه فرآیند برنامه ریزی تعیین می کند که چگونه یک مرحله پروژه تازه آغاز شده انجام شود. بر تعریف محدوده پروژه، جمع آوری اطلاعات، بررسی منابع موجود، شناسایی و تجزیه و تحلیل ریسک های بالقوه، توسعه یک برنامه مدیریتی، و برآورد جدول زمانی و هزینه ها تمرکز دارد. به این ترتیب، همه ذینفعان باید در گروه فرآیند برنامه ریزی مشارکت داشته باشند تا از بازخورد جامع اطمینان حاصل شود. فرآیند برنامه ریزی نیز تکراری است، به این معنی که هر مرحله برنامه ریزی ممکن است بر تصمیمات قبلی تأثیر مثبت یا منفی بگذارد. اگر لازم باشد در طول این تکرارها تغییراتی ایجاد شود، مدیر پروژه باید اجزای طرح را مجدداً بررسی کند و آن فعالیت های منسوخ شده را به روز کند. این روش تکراری به عنوان “برنامه ریزی موج غلتشی” نامیده می شود.

گروه فرآیند اجرا، فرآیندهایی را توصیف می کند که برای تکمیل کارهای مشخص شده در گروه فرآیند برنامه ریزی به کار گرفته شده اند. فعالیت های مشترک انجام شده در طول این گروه فرآیندی شامل هدایت اجرای پروژه، جذب و توسعه تیم پروژه، انجام تضمین کیفیت و توزیع اطلاعات به ذینفعان است. گروه فرآیند اجرا، مانند گروه فرآیند برنامه ریزی، اغلب به دلیل نوسانات در مشخصات پروژه (به عنوان مثال، جدول زمانی، بهره وری، ریسک پیش بینی نشده) تکراری است و بنابراین ممکن است در طول چرخه عمر پروژه نیاز به ارزیابی مجدد داشته باشد.

گروه فرآیند نظارت و کنترل برای مشاهده پروژه، شناسایی مشکلات احتمالی و اصلاح آن مشکلات استفاده می شود. این فرآیندها همزمان با تمام گروه های فرآیند دیگر اجرا می شوند و بنابراین کل چرخه عمر پروژه را در بر می گیرند. این گروه فرآیند همه تغییرات پیشنهادی در پروژه را بررسی می‌کند و فقط آن‌هایی را تأیید می‌کند که اهداف کلی و اعلام‌شده پروژه را تغییر نمی‌دهند. برخی از فعالیت‌ها و اقدامات خاص که توسط این گروه فرآیندی نظارت و کنترل می‌شوند شامل محدوده پروژه، زمان‌بندی، هزینه، کیفیت خروجی، گزارش‌ها، ریسک و تعاملات ذینفعان است.

در نهایت، گروه فرآیند بسته شدن اساساً تمام اقدامات و فعالیت های انجام شده در طول چهار گروه فرآیند قبلی را خاتمه می دهد. این گروه فرآیندی شامل واگذاری همه کالاهای تحویلی مربوطه به گیرندگان مناسب و تکمیل رسمی همه قراردادها با حامی/مشتری است. این گروه فرآیند همچنین برای سیگنال دادن به حامی/مشتری مبنی بر اینکه هیچ هزینه دیگری دریافت نخواهد شد، مهم است و آنها اکنون می توانند کارکنان پروژه و منابع سازمانی را در صورت نیاز مجدداً اختصاص دهند.

حوزه های دانش مدیریت پروژه PMBOK

هر یک از پنج گروه فرآیند ذکر شده برای استفاده با نه حوزه دانش مختلف در دسترس است. این حوزه های دانش شامل آن دسته از موضوعاتی است که مدیران پروژه برای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه خاص باید با آنها آشنا باشند. شرح مختصری از هر یک از این نه حوزه دانش در اینجا ارائه شده است.

1. مدیریت یکپارچه سازی پروژه توانایی مدیر پروژه را برای “شناسایی، تعریف، ترکیب، یکسان سازی و هماهنگی” فعالیت های مختلف پروژه در یک کل منسجم توصیف می کند (PMBOK 2008). توسط مدیران ارشد پروژه درک شده است که هیچ راه واحدی برای تکمیل موفقیت آمیز این کار وجود ندارد. در واقع، هر مدیر باید مهارت‌ها، تکنیک‌ها و دانش خاص خود را در شغل مورد نظر به کار گیرد. این حوزه دانش هر پنج گروه فرآیند PMBOK را در بر می گیرد.
2. مدیریت محدوده پروژه مستلزم درک این است که نه تنها چه کاری برای تکمیل پروژه مورد نیاز است، بلکه چه کارهای اضافی باید از پروژه حذف شوند. تعریف محدوده یک پروژه معمولاً از طریق ایجاد یک سند طرح محدوده که بین اعضای تیم توزیع می شود انجام می شود. این حوزه دانش شامل برنامه ریزی، و همچنین گروه های فرآیند نظارت و کنترل است.
3. مدیریت زمان پروژه این واقعیت را در نظر می گیرد که همه پروژه ها در معرض محدودیت های زمانی خاصی هستند. این محدودیت های زمانی باید تجزیه و تحلیل شوند و یک برنامه کلی پروژه باید بر اساس ورودی های همه ذینفعان پروژه ایجاد شود ( برای اطلاعات بیشتر در مورد زمان بندی به بخش 10.2.1 ” زمان بندی” مراجعه کنید). این حوزه دانش شامل برنامه ریزی، و همچنین گروه های فرآیند نظارت و کنترل است.
4. مدیریت هزینه پروژه نه تنها بر تعیین یک بودجه معقول برای هر کار پروژه بلکه با ماندن در بودجه تعریف شده نیز متمرکز است. مدیریت هزینه پروژه اغلب یا بسیار ساده یا بسیار پیچیده است. برای کار با حامی/مشتری باید دقت خاصی صورت گیرد زیرا آنها این تلاش را تامین می کنند. بنابراین، هرگونه تغییر یا افزایش هزینه های پروژه باید از طریق حامی/مشتری قبل از شروع آن تغییرات بررسی شود. این حوزه دانش شامل برنامه ریزی، و همچنین گروه های فرآیند نظارت و کنترل است.
5. مدیریت کیفیت پروژه استانداردهای کیفیت پروژه را شناسایی می کند و تعیین می کند که چگونه بهترین استانداردها را برآورده کند. این شامل مسئولیت هایی مانند برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت است. برای اطمینان از مدیریت کیفیت مناسب، مدیر پروژه باید انتظارات سایر ذینفعان را ارزیابی کند و به طور مستمر بر خروجی وظایف مختلف پروژه نظارت کند. این حوزه دانش شامل گروه های فرآیند برنامه ریزی، اجرا و نظارت و کنترل است.
6. مدیریت منابع انسانی پروژه شامل کسب، توسعه، سازماندهی و نظارت بر تمامی اعضای تیم است. مدیران باید سعی کنند تا حد امکان اعضای تیم را در بسیاری از جنبه‌های کار بگنجانند تا نسبت به کار احساس وفاداری کنند و در ایجاد بهترین خروجی ممکن سرمایه‌گذاری کنند. این حوزه دانش شامل گروه های فرآیند برنامه ریزی، اجرا و نظارت و کنترل است.
7. مدیریت ارتباطات پروژه آن دسته از فرآیندهای مورد نیاز برای حفظ خطوط باز ارتباط با ذینفعان پروژه را توصیف می کند. در این حوزه دانش، تعیین اینکه چه کسی باید با چه کسی ارتباط برقرار کند، نحوه برقراری ارتباط (ایمیل، گزارش نامه، تلفن و غیره)، تعداد دفعات برقراری تماس، چه موانعی ارتباط را محدود می‌کند، و چگونه حفظ می‌شود، گنجانده شده است. ارتباطات گذشته ردیابی و بایگانی خواهد شد. این حوزه دانش شامل گروه های فرآیند برنامه ریزی، اجرا و نظارت و کنترل است.
8. مدیریت ریسک پروژه ریسک پروژه را شناسایی و کاهش می دهد. به تجزیه و تحلیل شدت ریسک، برنامه ریزی پاسخ ها و نظارت بر ریسک های شناسایی شده مربوط می شود. تجزیه و تحلیل ریسک به یک کار پیچیده تبدیل شده است زیرا مدیران پروژه با تجربه می دانند که “یک اونس پیشگیری ارزش یک پوند درمان را دارد.” مدیریت ریسک شامل کار با تمام اعضای تیم برای ارزیابی هر کار فردی و به حداقل رساندن احتمال بروز آن ریسک در پروژه یا محصول تحویلی است. این حوزه دانش شامل برنامه ریزی، و همچنین گروه های فرآیند نظارت و کنترل است.
9. مدیریت تدارکات پروژه ، حوزه دانش نهایی، فرآیندی را که طی آن محصولات، خدمات و/یا نتایج از خارج از تیم پروژه به دست می‌آیند، مشخص می‌کند. این شامل انتخاب شرکای تجاری، مدیریت قراردادها و بستن قراردادها می شود. این قراردادها اسناد قانونی هستند که توسط قانون پشتیبانی می شوند. بنابراین، حروف ظریف باید خوانده و درک شود تا اطمینان حاصل شود که هیچ سردرگمی بین دو طرف وارد کننده توافق ایجاد نمی شود. این حوزه دانش شامل برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، و بسته شدن گروه های فرآیندی است.

شکست پروژه

قانون مدیریت پروژه مورفی بیان می‌کند که هیچ پروژه بزرگی در زمان مقرر، با بودجه و با همان کارکنانی که آن را شروع کرده‌اند، تکمیل نمی‌شود – انتظار نداشته باشید که پروژه شما اولین نفر باشد. تخمین زده شده است که تنها 16 درصد از پروژه های فناوری اطلاعات که به طور کامل اجرا شده اند به موقع و در چارچوب بودجه تکمیل می شوند (The Standish Group International 2000). گروه بین المللی استندیش 2000. “وبلاگ ما.” http://www.pm2go.com . این پروژه های شکست خورده منجر به ضرر تخمینی بیش از 81 میلیارد دلار در هر سال می شود! دیوید همیل دلایل این شکست ها را در ویژگی وب خود با عنوان “ماموریت شما، باید آن را بپذیرید: تعالی مدیریت پروژه” ( http://spatialnews.geocomm.com/features/mesa1 ) مورد بحث قرار می دهد.

اولین دلیل ذکر شده برای شکست پروژه، برنامه ریزی ضعیف است. هر پروژه باید تحت نوعی مطالعه امکان سنجی در سطح برنامه ریزی قرار گیرد تا هدف پروژه و روش های مورد استفاده برای تکمیل آن مشخص شود. مطالعه امکان سنجی اساساً برای تعیین اینکه آیا یک پروژه باید “چراغ سبز” داده شود یا خیر استفاده می شود. این رسالت، اهداف، اهداف، محدوده و محدودیت های پروژه را تشریح می کند. ممکن است یک پروژه به دلایل مختلفی از جمله سطح غیرقابل قبول ریسک، الزامات نامشخص پروژه، اختلاف نظر بین مشتریان در مورد اهداف پروژه، از دست رفتن ذینفعان کلیدی و مسائل سیاسی حل نشده غیرقابل اجرا تلقی شود.

دلیل دوم شکست پروژه عدم پشتیبانی مدیریت شرکت است. کارکنان و بودجه ناکافی، و همچنین حمایت مالی ضعیف از سوی مشتری، معمولاً منجر به پروژه ای با شانس کمی برای موفقیت می شود. یکی از مهمترین مراحل در مدیریت یک پروژه این است که مشخص کنید کدام عضو از تیم مشتری از پروژه شما حمایت می کند. این فرد یا گروهی از افراد باید در جریان تمام تصمیمات مهم مربوط به پروژه باشند. اگر قهرمان پروژه مشتری علاقه یا تماس با تلاش را از دست بدهد، شکست دور از دسترس نیست.

سومین علت رایج شکست پروژه، مدیریت ضعیف پروژه است. یک مدیر پروژه سطح بالا علاوه بر اینکه یک مذاکره کننده ماهر، ارتباط دهنده، حل کننده مشکل، برنامه ریز و سازمان دهنده ماهر است، باید دارای تجربه، تحصیلات و توانایی های رهبری باشد. علیرغم این واقعیت که مدیران با این تخصص گسترده هم غیر معمول هستند و هم نگهداری آنها پرهزینه است، فقط یک یا دو پروژه شکست خورده طول می کشد تا مشتری اهمیت تامین امنیت فرد مناسب برای شغل مورد نظر را بیاموزد.

علت نهایی شکست پروژه عدم تمرکز مشتری و عدم مشارکت کاربر نهایی است. مشتری باید در تمام مراحل چرخه حیات پروژه مشارکت داشته باشد. بیش از یک پروژه GIS تکمیل شده و به مشتری تحویل داده شده است، تنها برای کشف اینکه محصول نهایی نه آن چیزی است که مشتری تصور می‌کرد و نه آن چیزی که مشتری می‌خواست. به همین ترتیب، کاربر نهایی، که ممکن است مشتری باشد یا نباشد، مهمترین شرکت کننده در بقای طولانی مدت پروژه است. کاربر نهایی باید در تمام مراحل توسعه پروژه شرکت کند. ایجاد یک ابزار GIS فوق العاده به احتمال زیاد بلااستفاده خواهد ماند اگر کاربر نهایی بتواند راه حل بهتر و/یا مقرون به صرفه تری برای نیازهای خود در جای دیگر بیابد.