هنگام وقوع فاجعه، ارتباط سریع و دقیق ضروری است. توسعه یک طرح ارتباطی بلایا تضمین می کند که همه افراد درگیر اطلاعات مورد نیاز خود را دارند.
یک طرح ارتباطی فاجعه، نحوه توزیع اطلاعات در طول یک بحران و اطمینان از اینکه همه در یک صفحه هستند را تشریح می کند. افرادی که آرزوی کمک به حفاظت از جوامع را از طریق حرفه ای در مدیریت بلایا دارند، به خوبی درک می کنند که چگونه به طور موثر برنامه های ارتباطی در بلایا ایجاد و اجرا کنند.
درک مدیریت بلایا
مدیریت بلایا یک رویکرد جامع و سیستماتیک برای رسیدگی به بحران‌ها، خواه مربوط به آب‌وهوا یا ساخته‌شده توسط انسان است. این مبتنی بر مطالعات تجربی بلایای گذشته و پاسخ به آنها است. اساساً، مدیریت بلایا شامل چهار جنبه از هماهنگی بحران است:
- جلوگیری
- آماده سازی
- واکنش به بحران
- تلاش های بازیابی اضطراری
متخصصان ارتباطات در بلایا نقش ارزشمندی در نجات جان افراد و کاهش خسارات وارده به افراد و اموال قبل، حین و بعد از بلایا ایفا می‌کنند.
اهمیت ارتباطات بلایا
با توسعه یک سیستم جامع ارتباطی بلایا و اجرای آن قبل از وقوع حوادث اضطراری، سازمان ها می توانند آمادگی بیشتری برای مدیریت بحران ها داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که مردم اطلاعات به موقع و دقیق را در مواقع سخت دریافت می کنند.
داشتن یک برنامه ارتباطی بحران قوی برای مدیریت موثر بلایا ضروری است. یک طرح ارتباطی بلایا باید اهداف، فرآیندها و راهبردهای روشنی را برای ارائه اطلاعات در مواقع اضطراری ترسیم کند. این باید شامل پروتکل هایی برای ارتباطات فعال و واکنشی باشد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مهم در سریع ترین زمان و با دقت به عموم می رسد. یک سیستم ارتباطی به خوبی توسعه یافته می تواند به موارد زیر کمک کند:
- تقویت اعتماد در ارتباطات بحران
- مقابله با اطلاعات غلط خطرناک
- حقایقی را که مردم در طول یک بحران به آن نیاز دارند، ارائه دهید
هدف از یک طرح ارتباطی بلایا
توسعه یک طرح ارتباطی بلایا برای انتقال سریع و دقیق اطلاعات در زمان اضطراری ضروری است. بدون برنامه، افراد ممکن است غرق شوند و نتوانند به طور واضح و سریع ارتباط برقرار کنند.
توسعه یک طرح ارتباطی بلایا باید بخشی از استراتژی مدیریت اضطراری هر سازمان باشد. این طرح باید متناسب با نیازهای خاص سازمان باشد. باید شامل عناصری مانند نظارت بر رسانه، ساخت پیام و تعامل با مخاطب باشد. به‌علاوه، سازمان‌ها باید راه‌اندازی یک تیم ارتباطی بحران را برای هماهنگ کردن همه ارتباطات در مواقع اضطراری در نظر بگیرند و اطمینان حاصل کنند که پیام‌ها در همه کانال‌ها سازگار و دقیق هستند.
یک طرح ارتباطی بلایا باید همه ذینفعان درگیر را شناسایی کند و مشخص کند چه کسی مسئول ارائه اطلاعات است. هنگام تهیه یک برنامه ارتباطی ، مقامات بهداشت عمومی باید راهبردهای زیر را به کار گیرند:
- ایجاد یک پاسخ هماهنگ در رسانه های مختلف
- تماس با پیام رسان های معتبر
- بهبود ارتباط با گروه های آسیب پذیر
- عادی سازی عدم قطعیت علمی
- مقابله سریع با اطلاعات نادرست و نادرست
- ارتباط با همدلی
- توانمندسازی افراد برای اقدام
برنامه‌های ارتباطی باید شامل جزئیات نحوه ارسال پیام‌ها، از جمله استفاده از رسانه‌های اجتماعی، بیانیه‌های مطبوعاتی، به‌روزرسانی‌های وب‌سایت و سایر وسایل ارتباطی باشد. علاوه بر این، این طرح باید شامل نقش‌ها و مسئولیت‌هایی برای کسانی باشد که پیام‌ها را ارسال می‌کنند و دستورالعمل‌هایی را در مورد نحوه رسیدگی به هرگونه انتقاد احتمالی از سوی مردم ارائه کند.
داشتن یک طرح ارتباطی توسعه‌یافته برای بلایا تضمین می‌کند که اطلاعات در مواقع اضطراری به درستی توزیع می‌شود و به مردم اجازه می‌دهد تا بر اساس داده‌های به‌روز تصمیم‌گیری آگاهانه بگیرند. این می تواند وحشت و سردرگمی را به حداقل برساند و جهت بسیار مورد نیاز را در مواقع بحران ارائه دهد.
8 گام برای توسعه یک برنامه ارتباطی موفق در بلایا
کارشناسان ارتباطات بلایا باید پیام های خود را قبل از وقوع فاجعه با دقت بنویسند تا بیشترین تأثیر را داشته باشند. مراحل ارتباطی فاجعه زیر را در نظر بگیرید.
1. فجایع احتمالی را پیش بینی کنید
در حالی که ممکن است پیش‌بینی زمان و ماهیت دقیق یک فاجعه غیرممکن باشد، مقامات ارتباطات و بلایا می‌توانند فهرستی از سناریوهای احتمالی را بر اساس بلایای گذشته و اثرات آنها و همچنین هرگونه اطلاعات زیست‌محیطی و اجتماعی که در مورد جامعه دارند، جمع‌آوری کنند. به عنوان مثال، اگر مقامات بلایای طبیعی در حال توسعه طرحی در منطقه ای هستند که در معرض آتش سوزی قرار دارند، باید برای احتمال آتش سوزی های جنگلی در آینده و اثرات همراه آن آماده شوند. یا اگر جامعه خاصی منابع محدودی در یک منطقه خاص دارد، مسئولان حوادث باید برای تامین آن منابع آماده شوند.
برای آماده‌سازی مؤثر برای بلایا، مقامات ممکن است ارزیابی‌های ریسک بلایا را انجام دهند که از اطلاعات کمی یا کیفی برای تشخیص شدت و ماهیت بلایای احتمالی آینده استفاده می‌کند. این معمولاً با تجزیه و تحلیل عوامل خطر بالقوه و شرایط موجود که می تواند بر اثر یک فاجعه تأثیر بگذارد انجام می شود.
مقامات بلایا باید یافته‌های ارزیابی ریسک را مستند کنند و از آنها برای ایجاد برنامه‌های ارتباطی که محتمل‌ترین سناریوها را در نظر می‌گیرند، استفاده کنند. آنها همچنین باید در صورت امکان علائم هشدار دهنده بلایا را تحت نظر داشته باشند.
2. یک تیم جمع کنید و سخنگویان را شناسایی کنید
برای اینکه یک طرح ارتباطی بلایا به خوبی اجرا شود، همه افراد درگیر باید بدانند چه کاری انجام دهند. تیمی که برنامه ارتباطی را مدیریت می کند باید یک استراتژی منسجم همراه با اطلاعات منسجم و دقیق ارائه دهد. به همین دلیل، گردآوری تیمی از پاسخ دهندگان و شناسایی سخنگویان برای جنبه های خاص طرح امری ضروری است. سخنگوها باید:
- در مورد فاجعه به خوبی آگاه باشید
- نشان دادن همدلی واقعی
- آماده باشید تا هرگونه سوالی در مورد فاجعه مطرح کنید
- اختیار تصمیم گیری داشته باشد
همچنین داشتن حداقل یک متخصص موضوع به عنوان بخشی از تلاش های ارتباطی ایده خوبی است. بسته به نوع فاجعه، این می تواند یک دانشمند، یک مقام دولتی یا متخصص دیگری در یک منطقه مربوطه باشد.
3. یک برنامه اقدام هماهنگ ایجاد کنید
مقامات ارتباطات و مدیریت بلایا احتمالاً نیاز به همکاری با سایر تیم‌ها، مانند امدادگران اضطراری، مقامات محلی و غیره دارند. واکنش به بلایا باید شامل یک طرح مشترک باشد که سهم هر یک و همه طرف‌های درگیر را در نظر بگیرد.
طرح ارتباطی فاجعه به تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای هر گروه کمک می‌کند، به این معنی که باید فرآیندها و پروتکل‌هایی قبل از انتشار عمومی طرح ارتباطی وجود داشته باشد تا سردرگمی به حداقل برسد. این می تواند به ارائه یک جبهه متحد در پی فاجعه کمک کند و اطمینان حاصل کند که مردم در مورد پاسخ و اینکه چه کسی به چه چیزی رسیدگی می کند مطلع می شود.
4. یک پیام پاک ایجاد کنید
در طول بحران، جوامع به اطلاعاتی نیاز دارند که بتوانند از آنها استفاده کنند. تروما و ترس ممکن است بر توانایی فرد برای پردازش و پاسخ به آنچه می‌خواند، می‌بیند و می‌شنود تأثیر بگذارد. مسئولان ارتباطات باید اطلاعات و راهنمایی های شفاف ارائه دهند.
در مواقع بحران، ارتباطات باید از بهترین شیوه های زیر پیروی کند:
- از اصطلاحات فنی پرهیز کنید
- از اصطلاحات آشنا و ساده ای استفاده کنید که همه به راحتی آن را بفهمند
- سخنگویان مورد اعتماد جامعه را شناسایی کنید
- اطلاعات ضروری «نیاز به دانستن» را برجسته کنید
- به صورت استراتژیک تصاویری مانند نقشه ها و نمودارها را به کار بگیرید
- به روز رسانی را به موقع ارائه دهید
- با لحن مقتدرانه و همدلانه ارتباط برقرار کنید
5. ذینفعان را شناسایی کنید و پیام رسانی را تنظیم کنید
ارتباطات بحران باید با مخاطبان مختلف سازگار شود. مدیران بلایای طبیعی باید ذینفعان بالقوه را شناسایی کرده و پیام های خود را سفارشی کنند و اطمینان حاصل کنند که ارتباطات آنها برای گروه های مختلف مناسب است. ذینفعان بالقوه ممکن است عبارتند از:
- بازماندگان فاجعه
- اخبار و رسانه ها
- جوامع نزدیک
- مشاغل و شرکت های محلی
- مقامات دولتی
جوامع اغلب از افراد مختلفی تشکیل شده اند که ممکن است زبان اصلی آنها انگلیسی نباشد. مقامات مدیریت اضطراری باید ارتباطات بحران را طوری تنظیم کنند که همه زبان‌های مورد استفاده در جوامع خود را شامل شود.
برای مثال دیگر، متخصصان مدیریت اضطراری ممکن است ارتباطات بحران را در هنگام آتش سوزی به طور متفاوتی به صاحبان خانه و مستاجران منتقل کنند تا کسانی که بی خانمان هستند.
مدیران بلایای طبیعی باید هنگام تنظیم ارتباطات بحران برای مخاطب خاص، اطلاعات جمعیتی خاصی را در نظر بگیرند. پیام های هدفمند باید برای طیف وسیعی از افراد قابل دسترسی باشد و به موارد زیر احترام بگذارد:
- سن، از جمله آنهایی که کودک هستند و آنهایی که بزرگسالان مسن هستند
- خطرات جغرافیایی، از جمله مکان هایی که در معرض خطر سیل، آتش سوزی و سایر خطرات هستند
- زبان
- معلولیت ها
مسئولان مدیریت بلایای طبیعی باید در همه ارتباطات، صلاحیت فرهنگی خود را نشان دهند و پیام هایی را ایجاد کنند که قابل دسترسی باشد و به راحتی توسط مخاطبان خاصی که باید به آنها دسترسی پیدا کنند، تفسیر شود.
6. به روز باشید
مسئولان مدیریت بلایا باید به سرعت ارتباط برقرار کنند. به روز رسانی های منظم به ایجاد اعتبار و ایجاد اعتماد بین عموم مردم و مقامات ارتباطات کمک می کند.
افراد و خانواده ها شایسته اطلاعات به موقع و دقیق در مواقع اضطراری هستند تا بتوانند تصمیمات آگاهانه ای اتخاذ کنند که ممکن است جان افراد را نجات دهد.
برای کمک به عموم مردم برای اطلاع از آخرین اطلاعات، مقامات مدیریت بلایا و بحران باید کنفرانس های مطبوعاتی را از طریق طیف وسیعی از رسانه ها برای ارائه به روز رسانی به موقع ارائه دهند.
هنگامی که فاجعه کاهش یافت، مقامات ارتباطات و مدیریت بلایا باید برای تجزیه و تحلیل برنامه ارتباطی گرد هم آیند. این می تواند به تعیین اینکه چه روش هایی کارآمد هستند و چه چیزی برای برنامه های ارتباطی فاجعه آتی باید بهبود یابد کمک کند. مقامات همچنین باید پذیرای هر گونه بازخورد ذینفعان باشند و در صورت امکان آن را در برنامه های آینده بگنجانند.
7. استراتژی استفاده از رسانه های اجتماعی
به گفته مرکز تحقیقاتی پیو، کمی بیش از نیمی (55 درصد) از شهروندان ایالات متحده برای اخبار خود به رسانه های اجتماعی مراجعه می کنند. برای دستیابی به گسترده ترین مخاطب ممکن، مسئولان مدیریت بلایا باید از رسانه های اجتماعی در ارتباطات خود استفاده کنند.
به عنوان مثال، مسئولان طرح ارتباطی فاجعه می‌توانند از رسانه‌های اجتماعی برای برقراری سریع ارتباط زمانی که اطلاعاتی که از نظر صحت پاک شده‌اند، استفاده کنند یا اطلاعات دقیقی مانند اینفوگرافیک یا دستورالعمل‌های گام به گام برای مواقع اضطراری را در فیس‌بوک پست کنند.
علاوه بر این، مسئولان مدیریت بلایا باید با اطلاعات نادرست در رسانه های اجتماعی مقابله کنند. اطلاعات نادرست می تواند به سرعت در طول بحران منتشر شود زیرا مردم به شدت به دنبال اطلاعات هستند. نظارت بر رسانه های اجتماعی در طول یک بحران به رهبران مدیریت بلایا اجازه می دهد:
- در جریان نیازهای مردم باشید
- مقابله با اطلاعات غلط
- پاسخ به سوالات
- به‌روزرسانی‌های مکرر را برای اطلاع عموم ارائه دهید
8. یک سیستم ارتباطی در دسترس برای بلایا بسازید
جوامع برای ایمن ماندن و متصل به ارتباط بحران در دسترس نیاز دارند. اطمینان از دسترسی به سیستم‌های ارتباطی بلایای طبیعی نه تنها سودمند است، بلکه کار درستی است.
به عنوان یکی از مزایای بی شمار کسب مدرک مدیریت بلایا، فارغ التحصیلان می آموزند که جوامع پایدار باید برای همه قابل دسترسی باشد و آنچه که «در دسترس» است از فردی به فرد دیگر متفاوت است. در حالی که بخش بزرگی از یک جامعه ممکن است برای اخبار خود به رسانه های اجتماعی متکی باشند، بسیاری از مردم ممکن است اینگونه نباشند. زبان‌ها یا قالب‌های مختلف مانند خط بریل یا تبدیل متن به گفتار نیز باید پیاده‌سازی شوند.
رهبران ارتباطات در بحران باید کانال‌های اطلاعاتی را که جوامعشان استفاده می‌کنند در نظر بگیرند:
- تابلوهای پیام آنلاین
- رسانه‌های اجتماعی (مانند فیس‌بوک، اینستاگرام و نکست‌دور)
- تلویزیون
- به روز رسانی متن
- تماس های تلفنی
- خطوط گرم
- رادیو پخش می کند
- تابلوهای خیابان
برخی از افراد ممکن است کانال های ارتباطی خاصی را مشکوک بدانند. برای مثال، در سال‌های اخیر، پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی از نظر سیاسی دوقطبی‌تر شده‌اند، که ممکن است توانایی آنها را برای دسترسی به اعضای عمومی در سراسر شکاف سیاسی تضعیف کند. دیگران ممکن است منحصراً به همان کانال ها تکیه کنند.
به همین دلیل، برنامه‌های ارتباطی بلایای طبیعی باید ترکیبی استراتژیک از کانال‌های اطلاعاتی را در خود جای دهد تا ارتباطات را تا حد امکان در دسترس قرار دهد.
صفحات وب ارتباطات فاجعه را در دسترس تر کنید
یک گام مهم در دسترسی به ارتباطات بحران، ایجاد وب سایت های قابل دسترسی برای ارتباط در زمان بحران است. این صفحات وب ارتباط بحران می توانند به عنوان مرکز اطلاعات قبل، حین و بعد از بحران عمل کنند.
صفحات وب خاص بحرانی که به طور مرتب به روز می شوند و از متن مستقیم، گرافیک واضح و نمادهای آشنا استفاده می کنند، می توانند به عنوان ابزارهای ارزشمند در هنگام بحران ها عمل کنند. اغلب، این صفحات وب اگر توسط حامیان دسترسی و کارشناسانی که می توانند به متخصصان ارتباطات فاجعه آمیز در مورد شکاف های دسترسی هشدار دهند، کمتر مفید هستند (به عنوان مثال، اگر صفحه وب دارای تصاویر بدون متن جایگزین توصیفی باشد ممکن است کمتر در دسترس خوانندگان صفحه باشد. .)
این صفحات وب باید بر مسائل دارای اولویت تاکید داشته باشند و اطلاعات دقیقی را از طریق لینک ها ارائه دهند. علاوه بر این، صفحات وب بحران باید اطلاعات را به چندین زبان نمایش دهند تا به گسترده ترین مخاطبان دسترسی پیدا کنند.
حمایت از جوامع در بحران
طرح‌های ارتباطی موفقیت‌آمیز بلایای طبیعی در خدمت منافع عمومی است و جان انسان‌ها را نجات می‌دهد. آیا برای توسعه استراتژی های طرح ارتباطی بحران برای مدیریت بلایا آماده هستید؟
مهارت‌هایی را که برای ایجاد پیام‌های سلامت عمومی شفاف و کاربردی در هنگام بلایا نیاز دارید، به دست آورید. کشف کنید که چگونه یک کارشناسی ارشد آنلاین بهداشت عمومی در مدیریت بلایا ، مانند آنچه در دانشگاه تولان ارائه می شود، می تواند به شما کمک کند تا مهارت های پاسخگویی به بحران های طبیعی و انسانی، محلی و جهانی، از جمله ارتباطات بلایا و اضطراری را توسعه دهید. بیاموزید که چگونه از طریق حرفه ای در مدیریت بلایا به حفاظت از جوامع کمک کنید.
بدون دیدگاه